Übungsaufgaben zu Veränderungsprozessen

Kopiere den Text in ein KI-Sprachmodell Deiner Wahl und passe Kompetenzstufe, Anzahl, Bearbeitungszeit und Szenario bei Bedarf an. Wie die Aufgaben aufgebaut sind, beschreibt der Artikel Wie sind die Aufgaben aufgebaut?. Prüfe die Ergebnisse mit dem Lehrartikel: KI-Sprachmodelle machen Fehler.

Erstelle neue Übungsaufgaben zum Thema „Veränderungsprozesse begleiten“.

Bauplan: Halte Dich an Aufbau, Kompetenzstufen, Operatoren,
Anforderungsbereiche, Punkte und Zeitschätzung, die im Artikel
https://oer-informatik.de/aufgaben-aufbau beschrieben sind.

Fachliche Grundlage:
- https://oer-informatik.de/veraenderungsprozesse
- https://oer-informatik.de/stakeholderanalyse
- https://oer-informatik.de/ki-einsatz
- https://oer-informatik.de/englische-fachtexte
- Stilbeispiel: https://oer-informatik.de/veraenderungsprozesse-uebungsaufgaben

Die Aufgaben sollen Inhalte zu diesen Schlagwörtern abdecken:
- Change Management
- Widerstand
- Veränderungskurve
- Workshop
- Betriebsrat
- Einführungsstrategie
- Parallelbetrieb

Kompetenzstufe: Basiskompetenz (alternativ: Kernkompetenz, Profilkompetenz, Expertise)
Anzahl: 1 Aufgabe mit Teilaufgaben
Bearbeitungszeit in Minuten ca.: <5 bis 30 min>
Szenario: eines der Szenarien aus dem Bauplan

Vorgehen:
1. Lies zuerst die verlinkten Artikel. Kannst Du keine Webseiten
   abrufen, sag mir das, statt zu raten.
2. Steht bei einer Angabe noch ein Platzhalter in <…>, frag mich
   zuerst danach. Richte Punkte und Zahl der Teilaufgaben nach der
   Bearbeitungszeit (ca. 0,9 min je Punkt).
3. Gib je Aufgabe Titel mit Kompetenzstufe, Ausgangssituation und
   Teilaufgaben mit Operator und Punktzahl aus, dazu die geschätzte
   Bearbeitungszeit.
4. Gib die Beispiellösungen mit Punkteverteilung erst aus, wenn ich
   danach frage.

1 – A, 2 – B, 3 – C, 4 – D, 5 – E, 6 – F (je 0,5 Punkte). Ursache (G) bleibt übrig.

Bei Aussage 4 ist (G) als Zweitnennung vertretbar, wenn Du begründest, dass die Person ihre Rolle als „die, die das Lager im Kopf hat“ verliert. Im Vordergrund steht aber die Sorge, nicht mehr gebraucht zu werden.

Je passender Maßnahme 1 Punkt, z. B.:

• Aussage 2 (Bedienung): Robuste Tablets mit Halterung an der Werkbank und Eingabestift auswählen und die Mechaniker*innen vorher testen lassen; in einer Übungsumgebung Testaufträge anlegen, bei denen ein Fehler nichts kaputtmacht; zeigen, dass jeder Eintrag sofort gespeichert wird.

• Aussage 3 (Kontrolle): offenlegen, welche Daten die Auftragsmappe speichert und wer sie sehen darf; mit dem Betriebsrat schriftlich festhalten, dass keine Auswertung von Arbeitszeiten einzelner Personen erfolgt.

• Aussage 6 (Information und Beteiligung): das ganze Team jetzt ausführlich über Gründe, Zeitplan und Folgen informieren, offene Fragen sammeln und Mechaniker*innen in eine kleine Arbeitsgruppe holen, die Masken und Ablauf mitgestaltet.

Aussage 5 zeigt, dass ein langer Parallelbetrieb im Team als belastend erlebt wurde: Alles doppelt einzutragen kostete Zeit und Geduld (1 Punkt). Für die Planung heißt das z. B.: einen Parallelbetrieb höchstens kurz und mit festem Enddatum ansetzen, lieber mit einer kleinen Pilotgruppe beginnen, für die Umstellungszeit ausdrücklich Arbeitszeit einplanen und die damalige Erfahrung im Team offen ansprechen (1 Punkt).

1 – D, 2 – A, 3 – C, 4 – B, 5 – A, 6 – B (je 0,5 Punkte).

Je richtige Einordnung 0,5 Punkte:

1. falsch – zuerst wandert nur eine einzige Aufgabe in die Software („start small“),

2. richtig – die „planner buddies“ richten die ersten Boards eine Woche früher ein,

3. falsch – statt eines Vortrags gibt es eine halbe Stunde praktisches Ausprobieren,

4. richtig – die alte Tabelle lässt sich öffnen, aber nicht mehr bearbeiten.

Je Empfehlung 1 Punkt für die sinngemäße Wiedergabe auf Deutsch und 1 Punkt für eine passende Ursache mit kurzer Erklärung, z. B.:

• Mit einer einzigen Aufgabe beginnen: Niemand muss alles auf einmal lernen; das nimmt die Sorge, überfordert zu sein, und das Gefühl „schon wieder ein neues Programm“.

• „Planner buddies“ aus dem Team: Fragen beantworten Kolleg*innen direkt und auf Augenhöhe; das hilft gegen die Unsicherheit, mit dem Werkzeug nicht zurechtzukommen.

• Kurze Praxisrunde mit einem echten Eintrag: Jede*r hat gleich zu Beginn ein Erfolgserlebnis; Zweifel an den eigenen Fähigkeiten werden kleiner.

• Alte Tabelle ab dem Umstellungstag schreibgeschützt: Doppelte Listen und die damit verbundene Mehrarbeit fallen weg; gleichzeitig kann niemand still beim alten Verfahren bleiben.

• Nach zwei Wochen nachfragen und die größten Ärgernisse zuerst lösen: Die Beteiligten merken, dass ihre Rückmeldungen zählen; das wirkt gegen das Gefühl, übergangen zu werden.

• Kleine Erfolge zeigen: Der Nutzen wird sichtbar; das entkräftet Zweifel, ob sich die Umstellung lohnt.

1 – passiv (Weiterarbeiten mit dem alten Verfahren, Schweigen), 2 – aktiv (Widerspruch), 3 – aktiv (Gerüchte streuen), 4 – passiv (Ausweichen, Fernbleiben). Je richtige Zuordnung 0,5 Punkte.

Der offene Widerspruch in 2 ist für die Planung hilfreich: Die genannten Schwächen lassen sich prüfen und, wenn sie zutreffen, vor dem Start beheben.

• Stufenweise Einführung (nach Aufgaben bzw. Modulen: zuerst Raumplanung, dann Sessionplan und Check-in) (1 Punkt). Vorteil (1 Punkt), z. B.: Das Team lernt die Software Schritt für Schritt kennen; Fehler betreffen zunächst nur die Raumplanung, und die Erfahrungen fließen in die nächsten Stufen ein.

• Stichtagsumstellung je Stufe („switch date“, danach ist die alte Tabelle schreibgeschützt) (1 Punkt). Vorteil (1 Punkt), z. B.: klare Verhältnisse, keine zwei Listen, die auseinanderlaufen, und keine Doppelarbeit.

Statt der Stichtagsumstellung ist auch Pilotbetrieb als zweite Strategie vertretbar, wenn Du ihn mit den „planner buddies“ begründest, die eine Woche vor allen anderen mit der Software arbeiten.

Je richtige Zuordnung 0,5 Punkte:

Je Schwachstelle 1 Punkt und je passende Änderung 1 Punkt, z. B.:

• Betriebsrat zu spät (Schritt 6): Er wird erst informiert, nachdem der Testbetrieb schon läuft. Nach § 90 BetrVG ist er bereits bei der Planung zu unterrichten, und weil das System protokolliert, wer was bearbeitet, braucht schon der Testbetrieb seine Zustimmung. Änderung: Betriebsrat in KW 47/48 bei Auswahl und Konzept einbinden und die Betriebsvereinbarung vor KW 2 abschließen.

• Schulung nach dem Stichtag (Schritt 8): Die meisten Beschäftigten müssen zwei Wochen lang ohne Schulung mit dem neuen System arbeiten; Fehler, Frust und Widerstand sind absehbar. Änderung: Schulung in KW 3/4 vor den Stichtag legen; die beiden Pilot-Beschäftigten helfen als Multiplikator*innen.

• Keine Auswertung des Pilots: Zwischen Testbetrieb und Stichtag ist keine Auswertung vorgesehen. Änderung: in KW 4 Erfahrungen der Pilotgruppe auswerten und den Stichtag nur bestätigen, wenn die größten Probleme gelöst sind.

• Werkstatt im Pilot nicht vertreten: Getestet werden nur E-Mail-Anfragen, der Weg der Reklamationen in die Werkstatt nicht. Änderung: eine Person aus der Werkstatt in den Pilot aufnehmen und auch Anrufe und Reklamationen testen.

Beurteilung (3 Punkte): Die Aussage trifft nicht zu. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG kommt es nicht darauf an, wofür das System gedacht ist, sondern ob es geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Funktion 2 wertet die Leistung einzelner Personen sogar ausdrücklich aus. Aber auch ohne diese Übersicht hält das System fest, wer welches Ticket wann bearbeitet hat; schon das genügt. Funktion 1 und 3 betreffen dagegen den Umgang mit den Anfragen und sind für sich genommen keine Leistungsauswertung. Das Ticketsystem darf also nur mit Zustimmung des Betriebsrats eingeführt werden; außerdem ist er nach § 90 BetrVG frühzeitig zu unterrichten.

Regelungen (2 Punkte, je 1 Punkt), z. B.:

• welche Bearbeitungsdaten protokolliert und wie lange sie gespeichert werden,

• wer Auswertungen sehen darf (z. B. nur die Teamleitung, nur für das ganze Team),

• dass Funktion 2 nur zusammengefasst für das Team genutzt wird und keine Leistungsvergleiche einzelner Personen oder arbeitsrechtlichen Maßnahmen auf diese Daten gestützt werden,

• wie neue Funktionen oder Auswertungen künftig abgestimmt werden.

Je Bereich 2 Punkte, z. B.:

• Kundenservice: Es entfällt, das gemeinsame Postfach nach unbeantworteten Mails abzusuchen, Notizzettel weiterzureichen und zu klären, wer sich gerade kümmert. Anfragen werden jetzt aus einer Ticketliste übernommen und mit Textbausteinen beantwortet. Neu ist, Tickets zu kategorisieren, den Status aktuell zu halten, Reklamationen an die Werkstatt weiterzuleiten und die Textbausteine zu pflegen.

• Werkstatt: Die Übergabe von Reklamationen per Zuruf und die Rückfragen nach fehlenden Angaben fallen weg; Reklamationen kommen als Ticket mit Bestellnummer und Fotos an. Neu ist, Befund und Ergebnis im Ticket einzutragen, damit der Kundenservice der Kundschaft ohne Nachfrage Auskunft geben kann.

Bewertung: Anlass und Ziel verständlich erklärt (2 Punkte), mindestens zwei Vorteile aus Sicht der Beschäftigten (2 Punkte), ehrlicher Umgang mit den Bearbeitungsdaten und Hinweis auf den Betriebsrat (2 Punkte), konkrete Einladung zur Mitarbeit mit Termin oder Ansprechperson (2 Punkte). Ein Beispiel:

Betreff: Projekt „Servicedesk“: Wir ordnen unsere Kundenanfragen neu – macht mit!

Hallo zusammen,

im Oktober sind 37 Kundenanfragen länger als drei Werktage liegen geblieben. Das liegt nicht an Euch, sondern daran, dass im gemeinsamen Postfach und auf Notizzetteln schnell etwas untergeht. Deshalb wollen wir ab dem Frühjahr ein Ticketsystem nutzen: Jede Anfrage bekommt eine Nummer, einen Status und eine zuständige Person.

Was habt Ihr davon?

• Ihr seht auf einen Blick, wer sich um welche Anfrage kümmert; doppelte Antworten und die Suche im Postfach fallen weg.
• Reklamationen kommen in der Werkstatt mit allen Angaben an, Nachfragen über den Flur werden seltener.
• Kund*innen sehen ihren Bearbeitungsstand selbst, es gibt also weniger „Wo bleibt mein Rad?“-Anrufe.

Das System hält fest, wer welches Ticket bearbeitet hat. Deshalb ist der Betriebsrat von Anfang an dabei, und wir regeln gemeinsam in einer Betriebsvereinbarung, wer welche Daten sehen darf. Leistungsvergleiche einzelner Personen wird es nicht geben.

Am Mittwoch, 9. Dezember, um 14 Uhr stellen wir das Vorhaben im Pausenraum vor. Danach legen wir im Workshop gemeinsam fest, welche Kategorien und Textbausteine Ihr braucht. Außerdem suchen wir zwei Kolleg*innen aus dem Kundenservice und eine Person aus der Werkstatt, die das System im Januar als Erste ausprobieren. Meldet Euch gern bei mir.

Viele Grüße
(Dein Name), Projekt „Servicedesk“

Je Agendapunkt 2 Punkte: 1 Punkt für einen konkreten Inhalt mit plausibler Dauer, 1 Punkt für einen dazu passenden Zweck. Die Dauern ergeben zusammen höchstens 90 Minuten. Ein Beispiel:

Je Aussage 1 Punkt für die Phase und 1 Punkt für eine passende Reaktion:

1. Schock: ehrlich und vollständig informieren, Zeit zum Verarbeiten geben, nachfragen, was die größte Sorge ist; künftig früher informieren.

2. Verneinung: Zahlen zeigen (Verdopplung der Aktivitäten, Wartezeiten), Folgen des Ist-Zustands verdeutlichen, zuhören und Gegenargumente ernst nehmen.

3. Ausprobieren: ermutigen, Testumgebung und Ansprechperson bereitstellen, Fehler der KI systematisch sammeln und an den Anbieter melden, Erfolge sichtbar machen.

Ja (1 Punkt). Nach § 90 BetrVG muss der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen unterrichten und die Auswirkungen auf die Beschäftigten mit ihm beraten; der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ist dort ausdrücklich genannt. Die Arbeit des Moderationsteams ändert sich grundlegend (1,5 Punkte). Außerdem protokolliert das neue System, wer im Team welchen Grenzfall wann entschieden hat. Es ist damit geeignet, Verhalten und Leistung zu überwachen, sodass ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG besteht (1,5 Punkte).

Vergleich (je Strategie 1 Punkt):

• Stichtagsumstellung: schnell und ohne Doppelarbeit; bewertet die KI aber falsch (z. B. gefährliche Treffpunkte oder unpassende Fotos werden freigegeben), sind sofort alle Nutzenden betroffen, und das Team hat keine Erfahrung mit dem neuen Ablauf.

• Parallelbetrieb: sehr sicher, weil das Team weiter alles prüft und die KI-Bewertungen mit den eigenen vergleichen kann; aber keine Entlastung, im Gegenteil Mehrarbeit, und das eigentliche Ziel (Freigabe in 24 h bei doppelter Menge) wird nicht erreicht.

• Pilotbetrieb: realistischer Test in einer überschaubaren Kategorie; Fehler betreffen nur einen Teil der Inhalte, das Team sammelt Erfahrungen und kann die Regeln nachschärfen; dafür laufen eine Zeit lang zwei Verfahren nebeneinander.

Empfehlung (3 Punkte), z. B.: Pilotbetrieb, eventuell in den ersten zwei Wochen der Pilotkategorie mit paralleler Prüfung durch das Team. Begründung: Fehlentscheidungen können Nutzende gefährden und das Vertrauen in die App beschädigen, deshalb ist eine Stichtagsumstellung zu riskant. Der Pilot entlastet das Team trotzdem schon teilweise, macht die Moderator*innen zu Expert*innen für den neuen Ablauf und liefert Zahlen, mit denen die Ausweitung begründet werden kann. Andere gut begründete Empfehlungen sind ebenfalls richtig.

Je beschriebene Maßnahme 2 Punkte, z. B.:

• Ergebnisse messen und bekannt machen (Freigabezeit, Anteil korrigierter KI-Entscheidungen, Belastung des Teams), damit der Nutzen für alle sichtbar wird.

• Feste Feedbackrunden, in denen das Team Fehlbewertungen der KI sammelt; die Regeln werden mit dem Anbieter regelmäßig angepasst.

• Den alten Ablauf (Prüfung jeder Aktivität durch das Team) offiziell abschalten und die Arbeitsanweisungen und Einarbeitungsunterlagen für neue Moderator*innen aktualisieren.

• Weiterbildung des Teams, z. B. zur Bewertung schwieriger Grenzfälle, damit die neue Rolle als Aufwertung erlebt wird.