Angebots- und Verkaufskalkulation: Zuschläge, Stundensätze, Vor- und Nachkalkulation

Angebots- und Verkaufskalkulation: Zuschläge, Stundensätze, Vor- und Nachkalkulation

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Kalkulation, Angebotspreis, Stundensatz, Zuschlagskalkulation, Handelskalkulation, Selbstkosten, Gemeinkosten, Skonto, Rabatt, Handelsspanne, Vorkalkulation, Nachkalkulation

tl/dr; (ca. 14 min Lesezeit): Wer IT-Dienstleistungen oder Hardware anbietet, muss einen Preis finden, der die Kosten deckt, Gewinn bringt und am Markt besteht. Der Artikel erklärt Einzel- und Gemeinkosten, die Rechnung „vom Hundert“ und „im Hundert“, Stunden- und Minutensätze aus Plankosten und Auslastung, das Zuschlagsschema für Dienstleistungen und Projekte, die Handelskalkulation vom Listeneinkaufs- bis zum Listenverkaufspreis mit Kalkulationszuschlag, Kalkulationsfaktor und Handelsspanne, die Rückwärts- und Differenzkalkulation sowie den Vergleich von Vor- und Nachkalkulation mit Kostenüber- und -unterdeckung [AI-Assisted]. (Zuletzt geändert am 27.10.2026)

Dieser Artikel gehört zu den kaufmännischen Grundlagen für IT-Berufe. Übungen findest Du in den Übungsaufgaben zur Kalkulation.

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Als Grundlagen der Kalkulation kann ich nach Durchlesen des Artikels…

• … Gefahren zu hoher und zu niedriger Preise benennen und Gesichtspunkte der Preisbildung (Kosten, Nachfrage, Konkurrenz, Nutzen für die Kundschaft) nennen.

• … aus Plankosten, verfügbaren Stunden und Auslastung einen kostendeckenden Stunden- oder Minutensatz berechnen und einen Gewinnzuschlag aufschlagen.

• … einen Angebotspreis aus Arbeitszeit, Stundensatz und Material berechnen und Prozentwerte „vom Hundert“ und „im Hundert“ unterscheiden.

• … mit überzeugenden Argumenten begründen, warum eine Dienstleistung etwas kostet.

Darüber hinaus kann ich als Kernwissen der kaufmännischen IT-Berufe…

• … einen Angebotspreis im Zuschlagsschema berechnen (Personal- und Materialkosten, Gemeinkostenzuschlag, Gewinn, Kundenskonto und Kundenrabatt im Hundert).

• … eine Handelskalkulation vom Listeneinkaufspreis bis zum Listenverkaufspreis durchführen und Kalkulationszuschlag, Kalkulationsfaktor und Handelsspanne berechnen.

• … mit der Rückwärts- und Differenzkalkulation den Gewinn bei vorgegebenem Preis in Euro und Prozent ermitteln und bewerten.

• … Zuschlagssätze aus Gemein- und Einzelkosten ermitteln und Beispiele für Handlungskosten nennen.

• … Vor- und Nachkalkulation vergleichen, eine Kostenüber- oder -unterdeckung erkennen, den realisierten Gewinn berechnen und Folgerungen für die Preisgestaltung ziehen.

• … begründen, warum ein Gewinnzuschlag nichts über den tatsächlichen Gewinn des Unternehmens aussagt.

Ein IT-Dienstleister bekommt eine Anfrage: Ein Verein möchte eine angepasste App, eine Schule einen Server samt Einrichtung, ein Betrieb einen Wartungsvertrag. Bevor ein Angebot hinausgeht, muss klar sein, was die Leistung kostet und welcher Preis daraus folgt. Dieser Vorgang heißt Kalkulation. Sie ist Arbeit für die Buchhaltung, aber auch für Dich: Wer Aufwände schätzt, Stundenzettel führt oder ein Angebot vorbereitet, liefert die Zahlen, auf denen der Preis beruht.

Der richtige Preis

Ein Preis muss drei Dinge zugleich berücksichtigen:

• Kosten (kostenorientierte Preisbildung): Auf Dauer muss der Preis alle Kosten decken und einen Gewinn bringen.

• Konkurrenz (wettbewerbsorientiert): Was verlangen andere für eine vergleichbare Leistung?

• Nachfrage und Nutzen (nachfrageorientiert): Was ist die Leistung der Kundschaft wert, und wie viel ist sie bereit zu zahlen?

Ist der Preis zu hoch, wandert die Kundschaft zur Konkurrenz ab, Aufträge bleiben aus, und die Auslastung sinkt. Ist er zu niedrig, deckt er die Kosten nicht (Verlust), die Kundschaft erwartet auch künftig Niedrigpreise, und ein billiger Preis kann sogar Zweifel an der Qualität wecken. Die Kalkulation liefert den kostenorientierten Preis; ob er am Markt durchsetzbar ist, prüft man mit dem Blick auf Konkurrenz und Kundschaft.

Grundbegriffe

• Einzelkosten lassen sich einem Auftrag direkt zuordnen: Arbeitsstunden für ein Projekt, ein eingekaufter Server, Lizenzen nur für diese Kundschaft.

• Gemeinkosten fallen für den ganzen Betrieb an und lassen sich nicht direkt zuordnen: Miete, Strom, Verwaltung, Buchhaltung, Versicherungen, Abschreibungen auf Büroausstattung, Werbung, Fortbildungen. Im Handel heißen sie Handlungskosten (z. B. Personalkosten im Verkauf, Lagermiete, Fuhrpark, Bürokosten). Sie werden mit einem Zuschlagssatz auf die Einzelkosten verteilt.

• Selbstkosten sind alle Kosten eines Auftrags (Einzel- plus Gemeinkosten). Sie sind die langfristige Preisuntergrenze: Darunter macht der Betrieb Verlust.

• Gewinn ist der Aufschlag auf die Selbstkosten. Selbstkosten plus Gewinn ergeben den Barverkaufspreis: Diesen Betrag will der Betrieb tatsächlich erhalten.

• Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung (z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen), Rabatt ein Preisnachlass aus anderen Gründen (Mengen-, Treue-, Händlerrabatt).

Vom Hundert und im Hundert

Prozentsätze beziehen sich immer auf einen Grundwert von 100 %. Entscheidend ist, welcher Wert der Grundwert ist:

• Vom Hundert (Grundwert ist bekannt): Der Gewinn von 10 % bezieht sich auf die Selbstkosten, die Du schon kennst. Rechnung: Selbstkosten × 10 / 100.

• Im Hundert (Grundwert ist der gesuchte, größere Wert): Die Kundschaft zieht später 2 % Skonto vom Zielverkaufspreis ab. Der Barverkaufspreis entspricht also 98 % des Zielverkaufspreises. Rechnung: Zielverkaufspreis = Barverkaufspreis × 100 / 98, Skontobetrag = Barverkaufspreis × 2 / 98.

Wer Skonto oder Rabatt beim Vorwärtsrechnen „vom Hundert“ auf den Barverkaufspreis aufschlägt, bekommt am Ende weniger als geplant, weil die Kundschaft den Nachlass vom höheren Preis abzieht.

Stundensätze und Minutensätze

Dienstleister rechnen ihre Arbeit meist über einen Stundensatz (Verrechnungssatz) ab. Er ergibt sich aus den geplanten Kosten des Bereichs und den Stunden, die tatsächlich an Kundschaft berechnet werden können:

1. Verfügbare Stunden aller Beschäftigten im Jahr (ohne Urlaub, Feiertage, Krankheit).
2. Verrechenbare Stunden = verfügbare Stunden × Auslastung (der Rest geht für interne Aufgaben, Fortbildung, Akquise, Leerlauf drauf).
3. Selbstkostensatz je Stunde = Plankosten des Jahres / verrechenbare Stunden.
4. Verrechnungssatz = Selbstkostensatz + Gewinnzuschlag (in % vom Selbstkostensatz).

Beispiel: Ein Supportteam plant Kosten von 120.000 € im Jahr, hat 1.700 verfügbare Stunden und eine Auslastung von 80 %.

Geg.: Plankosten K = 120.000\,€, verfügbare Stunden t_v = 1.700\,\text{h}, Auslastung 80 %, Gewinnzuschlag 15 %

Ges.: Verrechnungssatz s je Stunde

I: t_{verr} = 1.700\,\text{h} \cdot 0{,}8 = 1.360\,\text{h}

II: s_{SK} = \dfrac{K}{t_{verr}}

I in II: s_{SK} = \dfrac{120.000\,€}{1.360\,\text{h}} \approx 88{,}235\,€/\text{h}

III: s = s_{SK} \cdot 1{,}15 \approx 101{,}471\,€/\text{h} (mit dem ungerundeten Selbstkostensatz gerechnet), gerundet \underline{\underline{s = 101{,}47\,€/\text{h}}}

Wichtig: Sinkt die Auslastung, verteilen sich dieselben Kosten auf weniger Stunden, und der kostendeckende Satz steigt.

Für Hotlines rechnet man ähnlich mit Minutensätzen: Fixe Bereitschaftskosten (Rufbereitschaft, Telefonanlage) und variable Kosten je Gesprächsminute werden auf die abrechenbaren Minuten verteilt. Bei 800 € Bereitschaftskosten im Monat und 600 Gesprächsminuten zu je 0,90 € Personalkosten ergibt sich ein kostendeckender Minutensatz von (800 € + 600 · 0,90 €) / 600 ≈ 2,233 €; damit die Kosten sicher gedeckt sind, wird auf 2,24 € aufgerundet.

Zuschlagskalkulation für Dienstleistungen und Projekte

Für ein IT-Projekt summierst Du zuerst die Einzelkosten und schlägst dann Gemeinkosten, Gewinn und die erwarteten Preisnachlässe auf. Die Gemeinkosten werden in vielen Dienstleistungsbetrieben auf die Personalkosten bezogen, weil diese den Großteil der Leistung ausmachen.

Zieht die Kundschaft 5 % Rabatt vom Angebotspreis (242,21 €) und 2 % Skonto vom Zielverkaufspreis (92,04 €) ab, bleibt genau der Barverkaufspreis. Die Umsatzsteuer kommt erst auf der Rechnung hinzu. Beträge werden auf den Cent gerundet, und jede Zeile rechnet mit dem gerundeten Wert der Zeile darüber.

In der Industrie sieht das Schema ausführlicher aus: Materialeinzelkosten + Materialgemeinkosten + Fertigungslöhne + Fertigungsgemeinkosten (+ Sondereinzelkosten, Abschreibungen) = Herstellkosten, darauf Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten = Selbstkosten. Auch Prozesse lassen sich so kalkulieren: Werden etwa durch Digitalisierung Personalkosten gespart, aber Abschreibungen für Software fallen neu an, vergleichst Du die Selbstkosten vorher und nachher und ermittelst die Gewinnveränderung als Umsatz − Selbstkosten.

Zuschlagssätze ermitteln

Zuschlagssätze stammen aus der Kostenrechnung (z. B. aus dem Betriebsabrechnungsbogen) des Vorjahres oder der Planung:

\text{Zuschlagssatz} = \dfrac{\text{Gemeinkosten}}{\text{Bezugsgröße (Einzelkosten)}} \cdot 100\,\%

Beispiel: Gemeinkosten von 300.000 € bei Personaleinzelkosten von 600.000 € ergeben einen Gemeinkostenzuschlag von 50 %. Im Handel teilt man die Handlungskosten durch den Wareneinsatz zu Bezugspreisen.

Handelskalkulation

Verkauft ein Betrieb Ware weiter (z. B. Server, Notebooks, Akkus), rechnet er vom Einkaufspreis des Lieferanten bis zum eigenen Listenpreis:

Die ersten Zeilen bis zum Bezugspreis heißen Bezugskalkulation, die übrigen Verkaufskalkulation. Weil sich die Prozentsätze im Alltag selten ändern, fassen Handelsbetriebe Handlungskosten, Gewinn, Skonto und Rabatt zu einer Kennzahl zusammen:

• Kalkulationszuschlag = (Listenverkaufspreis − Bezugspreis) / Bezugspreis × 100 %; im Beispiel 490,11 € / 897,00 € × 100 % ≈ 54,639 %.

• Kalkulationsfaktor = Listenverkaufspreis / Bezugspreis ≈ 1,546; neuer Listenpreis = Bezugspreis × Faktor.

• Handelsspanne = (Listenverkaufspreis − Bezugspreis) / Listenverkaufspreis × 100 % ≈ 35,333 %. Sie zeigt, welcher Anteil des Verkaufspreises für Handlungskosten, Gewinn und Nachlässe bleibt. Liegt die Spanne unter der Mindesthandelsspanne des Betriebs, lohnt sich das Geschäft nicht.

Kalkulationszuschlag und Handelsspanne beschreiben denselben Betrag, beziehen ihn aber auf unterschiedliche Grundwerte (Einkaufs- bzw. Verkaufspreis).

Rückwärts- und Differenzkalkulation

Oft ist der Verkaufspreis vom Markt vorgegeben. Dann rechnest Du rückwärts:

• Rückwärtskalkulation: Vom Listenverkaufspreis bis zum höchstens zulässigen Einkaufspreis. Nachlässe werden jetzt vom Hundert abgezogen (Rabatt vom Listenverkaufspreis, Skonto vom Zielverkaufspreis), Zuschläge dagegen auf Hundert herausgerechnet, weil der gesuchte Wert kleiner ist als der bekannte (z. B. Selbstkosten = Barverkaufspreis × 100 / 108).

• Differenzkalkulation: Einkaufsseite und Verkaufspreis sind bekannt, gesucht ist der Gewinn. Du rechnest vorwärts bis zu den Selbstkosten und rückwärts bis zum Barverkaufspreis; die Differenz ist der Gewinn.

Beispiel: Im Handelsbeispiel oben will eine Kundin das Gerät für 1.300,00 € mit 10 % Rabatt und 3 % Skonto kaufen.

Gewinn in Prozent der Selbstkosten: 13,65 € / 1.121,25 € × 100 % ≈ 1,217 % statt geplanter 8 %. Der Preis deckt die Selbstkosten noch, bringt aber kaum Gewinn. Ob sich der Auftrag lohnt, hängt dann von anderen Zielen ab (neue Kundschaft gewinnen, Folgeaufträge, Auslastung).

Vor- und Nachkalkulation

• Die Vorkalkulation entsteht vor dem Auftrag mit geschätzten Mengen und Normal- bzw. Plankosten. Sie ist die Grundlage für das Angebot.

• Die Nachkalkulation rechnet nach dem Auftrag mit den Istkosten (tatsächliche Stunden, tatsächliches Material) und vergleicht.

Sind die Istkosten höher als geplant, liegt eine Kostenunterdeckung vor: Der Preis deckt weniger als geplant, der Gewinn schrumpft oder wird zum Verlust. Sind sie niedriger, liegt eine Kostenüberdeckung vor. Den realisierten Gewinn berechnest Du als Barverkaufspreis (den Betrag, den die Kundschaft nach Abzug ihrer Nachlässe tatsächlich zahlt) minus Ist-Selbstkosten, in Prozent bezogen auf die Ist-Selbstkosten.

Beispiel: Das Projekt aus dem Zuschlagsschema dauerte 46 statt 40 Stunden, und das Material kostete 540 €. Ist-Selbstkosten: 46 h × 60 €/h + 540 € + 50 % von 2.760 € = 4.680,00 € statt 4.100,00 €. Die Kundin zahlt nach Abzug von Rabatt und Skonto 4.510,00 €. Realisierter Gewinn: 4.510,00 € − 4.680,00 € = −170,00 € (≈ −3,632 %), also ein Verlust.

Typische Ursachen für Unterdeckungen: zu knapp geschätzter Aufwand, Zusatzwünsche ohne Nachtrag, Fehler und Nacharbeit, gestiegene Einkaufspreise, ungeplante Reisezeiten, zu niedrige Zuschlagssätze. Die Nachkalkulation hilft, künftige Angebote besser zu schätzen, Nachträge zu vereinbaren oder Pauschalen anzupassen. Das gilt besonders für Pauschalverträge wie Service-Level-Agreements (SLA): Wird eine monatliche Pauschale auf Basis geplanter Stunden kalkuliert, zeigt die Nachkalkulation, wie viel Gewinn je tatsächlich geleisteter Stunde übrig bleibt (Erlös / Ist-Stunden − Kosten je Ist-Stunde).

Gewinnzuschlag ist nicht gleich Gewinn

Ein Gewinnzuschlag von 10 % in der Kalkulation bedeutet nicht, dass das Unternehmen am Jahresende 10 % Gewinn macht:

• Der Zuschlag gilt nur für den einzelnen Auftrag; ob genug Aufträge zustande kommen, damit die gesamten Gemeinkosten gedeckt sind, ist offen.

• Die Kalkulation arbeitet mit Plan- bzw. Normalkosten; die tatsächlichen Kosten können abweichen.

• Rabatte, Sonderpreise und Forderungsausfälle schmälern den Erlös.

• Der Unternehmensgewinn enthält auch Erträge und Aufwendungen außerhalb der Aufträge (z. B. Zinsen, Verkauf von Anlagen).

Ob ein Gewinnzuschlag angemessen ist, beurteilst Du im Vergleich mit der Branche, dem Risiko des Auftrags und dem Wettbewerb.

Typische Fehler

• Skonto und Rabatt vom Hundert aufschlagen: In der Vorwärtskalkulation werden Kundenskonto und Kundenrabatt im Hundert gerechnet (× 2 / 98), nicht × 2 / 100.

• Falsche Basis für Zuschläge: Gemeinkosten auf die vereinbarte Basis (z. B. nur Personalkosten), Gewinn auf die Selbstkosten, Handlungskosten auf den Bezugspreis.

• Liefererskonto vom Listeneinkaufspreis: Skonto wird vom Zieleinkaufspreis abgezogen, also nach dem Rabatt.

• Bezugskosten skontieren: Fracht und Versicherung kommen erst nach dem Skontoabzug hinzu.

• Gewinn in Prozent auf den Verkaufspreis beziehen: Der Gewinnsatz bezieht sich auf die Selbstkosten.

• Abrunden beim kostendeckenden Satz: Wer kostendeckend rechnen muss, rundet auf.

Leitfragen

1. Welche Gefahren haben zu hohe und zu niedrige Preise, und welche Gesichtspunkte spielen bei der Preisbildung eine Rolle? Antwort

Zu hohe Preise vertreiben Kundschaft zur Konkurrenz und senken die Auslastung; zu niedrige Preise decken die Kosten nicht, prägen die Preiserwartung und können an der Qualität zweifeln lassen. Gesichtspunkte sind Kosten, Konkurrenzpreise, Nachfrage und der Nutzen für die Kundschaft; siehe Abschnitt „Der richtige Preis“.

2. Wie berechnest Du einen Stundensatz aus Plankosten, verfügbaren Stunden und Auslastung? Antwort

Verrechenbare Stunden = verfügbare Stunden × Auslastung; Selbstkostensatz = Plankosten / verrechenbare Stunden; Verrechnungssatz = Selbstkostensatz × (1 + Gewinnzuschlag). Eine geringere Auslastung erhöht den kostendeckenden Satz; siehe Abschnitt „Stundensätze und Minutensätze“.

3. Was bedeuten „vom Hundert“ und „im Hundert“, und wo im Schema brauchst Du welche Rechnung? Antwort

Vom Hundert: Der bekannte Wert ist der Grundwert (Gewinn auf Selbstkosten, Gemeinkosten auf Einzelkosten, Rabatt und Skonto beim Rückwärtsrechnen). Im Hundert: Der gesuchte größere Wert ist der Grundwert (Kundenskonto und Kundenrabatt beim Vorwärtsrechnen, z. B. Barverkaufspreis × 2 / 98); siehe Abschnitt „Vom Hundert und im Hundert“.

4. In welcher Reihenfolge stehen die Zeilen des Zuschlagsschemas für ein IT-Projekt? Antwort

Personalkosten + Materialkosten + Gemeinkosten (Zuschlag auf die vereinbarte Basis) = Selbstkosten + Gewinn = Barverkaufspreis + Kundenskonto (i. H.) = Zielverkaufspreis + Kundenrabatt (i. H.) = Angebotspreis netto; siehe Abschnitt „Zuschlagskalkulation für Dienstleistungen und Projekte“.

5. Wie rechnest Du in der Handelskalkulation vom Listeneinkaufs- zum Listenverkaufspreis, und was sagen Kalkulationszuschlag, Kalkulationsfaktor und Handelsspanne? Antwort

LEP − Liefererrabatt = ZEP − Liefererskonto = BEP + Bezugskosten = Bezugspreis + Handlungskosten = Selbstkosten + Gewinn = BVP + Kundenskonto (i. H.) = ZVP + Kundenrabatt (i. H.) = LVP. Kalkulationszuschlag = Differenz LVP − Bezugspreis bezogen auf den Bezugspreis, Faktor = LVP / Bezugspreis, Handelsspanne = dieselbe Differenz bezogen auf den LVP; siehe Abschnitt „Handelskalkulation“.

6. Wie ermittelst Du bei vorgegebenem Verkaufspreis den Gewinn in Euro und Prozent? Antwort

Mit der Differenzkalkulation: rückwärts vom Listenverkaufspreis Rabatt und Skonto vom Hundert abziehen bis zum Barverkaufspreis, vorwärts bis zu den Selbstkosten; Gewinn = Barverkaufspreis − Selbstkosten, in Prozent bezogen auf die Selbstkosten; siehe Abschnitt „Rückwärts- und Differenzkalkulation“.

7. Was vergleichen Vor- und Nachkalkulation, und was bedeutet eine Kostenunterdeckung? Antwort

Die Vorkalkulation rechnet mit Plan- bzw. Normalkosten für das Angebot, die Nachkalkulation mit Istkosten. Liegen die Istkosten über den geplanten, entsteht eine Kostenunterdeckung; der realisierte Gewinn (Barverkaufspreis − Ist-Selbstkosten) sinkt oder wird negativ. Ursachen werden analysiert, um künftige Angebote und Pauschalen anzupassen; siehe Abschnitt „Vor- und Nachkalkulation“.

8. Warum sagt ein Gewinnzuschlag nichts über den tatsächlichen Gewinn des Unternehmens aus? Antwort

Er gilt nur je Auftrag und beruht auf Plankosten; offen bleibt, ob genug Aufträge die Gemeinkosten decken, ob die Istkosten stimmen und ob Rabatte, Sonderpreise oder Ausfälle den Erlös schmälern; außerdem enthält der Unternehmensgewinn Erträge und Aufwendungen außerhalb der Aufträge; siehe Abschnitt „Gewinnzuschlag ist nicht gleich Gewinn“.

Links und weitere Informationen

• Übungsaufgaben zur Kalkulation

• zur Vertiefung: Existenzgründungsportal des Bundes (u. a. Preise kalkulieren)

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