Vollmachten, Stellenbeschreibung und Onboarding: Wer darf im Unternehmen was?
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Vollmacht, Prokura, Handlungsvollmacht, Unterschriftszusatz, Handelsregister, Gesamtprokura, Stellenbeschreibung, Onboarding, Unterweisung, Offboarding, Berechtigungskonzept
tl/dr; (ca. 19 min Lesezeit): Wer darf einen Vertrag für das Unternehmen unterschreiben, und welche Rechte bekommt eine neue Kollegin im Netzwerk? Der Artikel erklärt Prokura und Handlungsvollmacht mit ihren Grenzen, die Unterschriftszusätze ppa., i. V. und i. A., zeigt, wie Du aus einem Handelsregisterauszug gültige Unterschriftskombinationen ermittelst, und führt über die Stellenbeschreibung zur Mitarbeitereinführung: Arbeitsplatzeinrichtung durch die IT, Unterweisung und Offboarding [AI-Assisted]. (Zuletzt geändert am 29.10.2026)
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Dieser Artikel baut auf der Kann-Liste des Artikels Aufbauorganisation: Stellen, Leitungssysteme und Organigramme auf.
Als Grundlagen zu Vollmachten und Mitarbeitereinführung kann ich nach Durchlesen des Artikels…
… gesetzliche Vertretung (Geschäftsführung) und rechtsgeschäftliche Vollmacht unterscheiden,
… den Begriff Prokura beschreiben und ihren Umfang und ihre Grenzen nennen,
… allgemeine Handlungsvollmacht, Artvollmacht und Einzelvollmacht unterscheiden,
… die Unterschriftszusätze ppa., i. V. und i. A. beschreiben und entscheiden, ob eine Unterschrift das Unternehmen bindet,
… Bestandteile einer Stellenbeschreibung nennen,
… typische Tätigkeiten der IT bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes beschreiben und erklären, was eine Unterweisung ist.
Darüber hinaus kann ich als Expertenwissen…
… aus einem Handelsregisterauszug alle gültigen Unterschriftskombinationen ermitteln und begründet einschätzen, ob ein Vertrag wirksam unterzeichnet ist,
… die Wirkung interner Beschränkungen und gelöschter Eintragungen im Außenverhältnis beurteilen,
… aus einer Stellenbeschreibung Rollen und Berechtigungen ableiten und einen Ein- und Austrittsprozess aus IT-Sicht planen.
Ein Lieferant schickt den unterschriebenen Rahmenvertrag zurück, unterzeichnet von „i. A. M. Schulte“. Ist der Vertrag gültig? Und wenn morgen eine neue Kollegin anfängt: Wer legt fest, auf welche Ordner und Programme sie zugreifen darf? Beide Fragen hängen zusammen. Wer was darf, steht für das Außenverhältnis im Handelsregister und in Vollmachten, für das Innenverhältnis in der Stellenbeschreibung. Die IT setzt diese Festlegungen in Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen um.
Wer handelt für ein Unternehmen?
Ein Unternehmen ist als Gesellschaft (z. B. GmbH, AG, KG) oder als Kaufmann bzw. Kauffrau rechtlich selbst Vertragspartner. Handeln müssen aber Menschen. Wer im Namen eines anderen einen Vertrag schließt, ist Stellvertreter; der Vertrag wirkt dann unmittelbar für und gegen den Vertretenen (§ 164 BGB). Die Vertretungsmacht kann zwei Quellen haben:
Gesetzliche (organschaftliche) Vertretung: Bei der GmbH vertreten die Geschäftsführer*innen die Gesellschaft (§ 35 GmbHG), bei der AG der Vorstand, bei OHG und KG die persönlich haftenden Gesellschafter*innen. Gibt es mehrere Geschäftsführer*innen, vertreten sie nach dem Gesetz gemeinsam (Gesamtvertretung); der Gesellschaftsvertrag kann etwas anderes regeln, z. B. Einzelvertretung oder „zwei Geschäftsführer*innen gemeinsam oder eine*r gemeinsam mit einem Prokuristen bzw. einer Prokuristin“.
Vollmacht (rechtsgeschäftliche Vertretung): Die Geschäftsführung überträgt Beschäftigten das Recht, für das Unternehmen zu handeln. Im Handelsrecht gibt es dafür zwei besondere Formen: die Prokura und die Handlungsvollmacht.
Ob eine Vertretung wirksam ist, entscheidet sich im Außenverhältnis (gegenüber Kundschaft, Lieferbetrieben und Banken). Was die Person intern darf, regelt das Innenverhältnis (Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Anweisungen). Beides kann auseinanderfallen, wie Du bei der Prokura gleich siehst.
Die Übersicht zeigt, aus welchen Quellen die Vertretungsmacht stammt, welche Vollmachtsarten es gibt und mit welchem Zusatz jeweils unterschrieben wird:
Prokura
Die Prokura ist eine handelsrechtliche Vollmacht mit gesetzlich festgelegtem, sehr weitem Umfang. Die Prokuristin oder der Prokurist darf alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte und Rechtshandlungen vornehmen, die der Betrieb irgendeines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 HGB), also nicht nur die üblichen Geschäfte des eigenen Betriebs. Eine Prokuristin eines Fahrradhändlers darf daher z. B. auch ein Softwarehaus beauftragen, Beschäftigte einstellen und entlassen, Kredite aufnehmen oder Prozesse führen.
Erteilung und Eintragung:
Erteilen darf die Prokura nur der Inhaber bzw. die Inhaberin oder der gesetzliche Vertreter (bei der GmbH die Geschäftsführung, intern mit Zustimmung der Gesellschafter*innen), und zwar nur ausdrücklich (§ 48 HGB). Eine stillschweigende Prokura gibt es nicht.
Die Prokura wird zur Eintragung ins Handelsregister angemeldet (§ 53 HGB). Die Eintragung wirkt nur deklaratorisch: Die Prokura gilt bereits mit der Erteilung, das Register macht sie für alle sichtbar.
Die Prokuristin unterzeichnet mit dem Zusatz ppa. (per procura), z. B. „ppa. Natalia Wróbel“ (§ 51 HGB).
Grenzen der Prokura:
Grundstücke darf eine Prokuristin nur veräußern oder belasten, wenn ihr diese Befugnis ausdrücklich erteilt wurde (§ 49 Abs. 2 HGB). Kaufen darf sie Grundstücke dagegen.
Grundlagengeschäfte, die das Unternehmen als Ganzes betreffen und dem Inhaber bzw. den Gesellschafter*innen vorbehalten sind, deckt die Prokura nicht: Bilanz und Jahresabschluss unterschreiben, Steuererklärungen für das Unternehmen abgeben, Insolvenz anmelden, das Unternehmen verkaufen oder auflösen, neue Gesellschafter*innen aufnehmen, selbst Prokura erteilen, eigene Handelsregistereintragungen anmelden.
Beschränkungen wirken nur intern: Eine Beschränkung des Umfangs ist Dritten gegenüber unwirksam (§ 50 HGB). Darf ein Prokurist laut interner Anweisung nur Verträge bis 50.000 € abschließen und unterschreibt er einen Vertrag über 80.000 €, ist der Vertrag gültig. Intern hat er aber gegen seine Pflichten verstoßen und kann z. B. abgemahnt oder schadensersatzpflichtig werden; die Prokura kann jederzeit widerrufen werden.
Arten der Prokura:
| Art | Bedeutung | Beispiel im Register |
|---|---|---|
| Einzelprokura | Die Person vertritt allein. | „Einzelprokura: Wróbel, Natalia“ |
| Gesamtprokura | Die Person vertritt nur gemeinsam mit einer weiteren Prokuristin oder (wenn die Satzung das vorsieht) mit einem Geschäftsführer (§ 48 Abs. 2 HGB). | „Gesamtprokura mit einem Geschäftsführer oder einem weiteren Prokuristen“ |
| Filialprokura | Die Prokura gilt nur für eine Zweigniederlassung mit eigener Firma (§ 50 Abs. 3 HGB). | „Prokura beschränkt auf die Zweigniederlassung Gütersloh“ |
Gesamtprokura und Filialprokura sind die einzigen Beschränkungen, die auch nach außen wirken, denn sie stehen im Handelsregister. Ein Gesamtprokurist allein kann das Unternehmen nicht wirksam verpflichten.
Erlöschen: Die Prokura endet mit dem Widerruf (jederzeit möglich, § 52 HGB), mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses oder mit der Einstellung des Geschäfts; sie ist nicht übertragbar. Das Erlöschen muss ins Handelsregister eingetragen werden. Bis es eingetragen und bekannt gemacht ist, dürfen gutgläubige Geschäftspartner sich auf die alte Eintragung verlassen (negative Publizität, § 15 Abs. 1 HGB). Ein Unternehmen sollte das Erlöschen deshalb sofort anmelden und wichtige Partner informieren.
Handlungsvollmacht
Die Handlungsvollmacht (§ 54 HGB) ist jede Vollmacht im Handelsgewerbe, die keine Prokura ist. Sie wird formfrei erteilt, auch mündlich oder stillschweigend (etwa durch Übertragung einer Aufgabe), und nicht ins Handelsregister eingetragen. Ihr Umfang richtet sich nach dem, was in einem Betrieb dieser Art gewöhnlich vorkommt. Es gibt drei Stufen:
| Art | Umfang | Beispiel |
|---|---|---|
| Allgemeine Handlungsvollmacht (Generalhandlungsvollmacht) | alle gewöhnlichen Geschäfte des Betriebs | Teamleiterin Kundenservice: Kulanz, Gutschriften, Bestellungen, Rücknahmen |
| Artvollmacht | eine bestimmte Art von Geschäften, die immer wiederkehren | Einkäufer bestellt Ersatzteile, Kassiererin nimmt Zahlungen an |
| Einzelvollmacht (Spezialvollmacht) | ein einzelnes Geschäft | Azubi holt ein bestimmtes Paket bei der Post ab |
Auch die allgemeine Handlungsvollmacht reicht für einige Geschäfte nicht. Nur mit einer besonderen Befugnis darf eine Handlungsbevollmächtigte (§ 54 Abs. 2 HGB):
Grundstücke veräußern oder belasten,
Wechselverbindlichkeiten eingehen,
Darlehen aufnehmen,
Prozesse führen.
Anders als bei der Prokura müssen Geschäftspartner andere Beschränkungen nur dann gegen sich gelten lassen, wenn sie sie kannten oder kennen mussten (§ 54 Abs. 3 HGB). Bei der Handlungsvollmacht lohnt sich also eine Rückfrage, wenn ein Geschäft ungewöhnlich groß ist.
| Prokura | Allgemeine Handlungsvollmacht | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | §§ 48–53 HGB | §§ 54–58 HGB |
| Erteilung | nur durch Inhaber*in bzw. gesetzlichen Vertreter, ausdrücklich | durch Inhaber*in, gesetzlichen Vertreter oder Prokurist*in, formfrei |
| Handelsregister | wird eingetragen | wird nicht eingetragen |
| Umfang | alle Geschäfte, die irgendein Handelsgewerbe mit sich bringt | gewöhnliche Geschäfte dieses Betriebs |
| Grundstücke veräußern/belasten | nur mit besonderer Befugnis | nur mit besonderer Befugnis |
| Darlehen, Wechsel, Prozesse | erlaubt | nur mit besonderer Befugnis |
| Grundlagengeschäfte (Bilanz, Insolvenz, Prokura erteilen …) | nicht erlaubt | nicht erlaubt |
| interne Beschränkung nach außen | unwirksam (außer Gesamt-/Filialprokura) | wirksam, wenn der Partner sie kennt oder kennen muss |
| Unterschriftszusatz | ppa. | i. V. |
Unterschriftszusätze: ppa., i. V. und i. A.
Der Zusatz vor dem Namen zeigt dem Geschäftspartner, in welcher Rolle jemand unterschreibt:
ppa. (per procura): Unterschrift einer Prokuristin bzw. eines Prokuristen. Das Geschäft bindet das Unternehmen im Umfang der Prokura; bei Gesamtprokura ist eine zweite Unterschrift nötig.
i. V. (in Vollmacht bzw. in Vertretung): Unterschrift mit Handlungsvollmacht, meist allgemeiner Handlungsvollmacht. Die Person übernimmt Verantwortung für den Inhalt; das Geschäft bindet das Unternehmen im Rahmen der gewöhnlichen Geschäfte.
i. A. (im Auftrag): Die Person übermittelt eine Erklärung, die jemand anderes inhaltlich verantwortet, etwa einen Brief, eine Terminbestätigung oder ein Lieferavis. Sie handelt wie ein Bote und übernimmt keine eigene Verantwortung für den Inhalt.
Geschäftsführer*innen unterschreiben ohne Zusatz, meist mit ihrer Funktion („Geschäftsführerin“).
In Aufgaben gilt: Ein bedeutender Vertrag, der nur mit „i. A.“ unterschrieben ist, bindet das Unternehmen nicht, weil der Zusatz gerade zeigt, dass die Person keine eigene Vertretungsmacht in Anspruch nimmt. Rechtlich kommt es im Einzelfall darauf an, ob die Person tatsächlich bevollmächtigt war; Gerichte legen „i. A.“ manchmal auch als Vertretung aus. Für die Praxis heißt das: Wichtige Verträge lässt Du immer von jemandem mit Prokura oder Geschäftsführungsbefugnis unterschreiben und prüfst die Unterschrift des Partners.
Den Handelsregisterauszug lesen
Das Handelsregister wird elektronisch bei den Amtsgerichten geführt und ist für alle unter handelsregister.de einsehbar. Abteilung A (HRA) enthält Einzelkaufleute und Personengesellschaften, Abteilung B (HRB) Kapitalgesellschaften wie die GmbH. Für Vertretungsfragen wichtig sind:
die allgemeine Vertretungsregelung (z. B. „Bei mehreren Geschäftsführern handeln je zwei gemeinsam oder einer zusammen mit einem Prokuristen.“),
die Geschäftsführer*innen mit einer besonderen Vertretungsbefugnis (z. B. „einzelvertretungsberechtigt“),
die Prokura mit ihrer Art (Einzel- oder Gesamtprokura),
spätere Eintragungen, die frühere ändern: „Prokura erloschen“, „Nicht mehr Geschäftsführer“. Im chronologischen Auszug sind gelöschte Angaben unterstrichen bzw. gerötet; der aktuelle Auszug zeigt nur den gültigen Stand.
Ein Beispiel (fiktiv):
| Eintragung | Vertretung und Geschäftsführung | Prokura |
|---|---|---|
| 1 (2018) | Allgemeine Vertretungsregelung: Mit einem Geschäftsführer vertritt dieser allein; bei mehreren handeln je zwei gemeinsam oder einer zusammen mit einem Prokuristen. Geschäftsführer: Brandt, Ole |
Einzelprokura: Yıldız, Emre |
| 2 (2023) | Geschäftsführerin: Kaya, Deniz | Gesamtprokura, nur mit einem Geschäftsführer: Krüger, Mia |
| 3 (2026) | Nicht mehr Geschäftsführer: Brandt, Ole Geschäftsführer: Petrović, Luka |
Prokura erloschen: Yıldız, Emre |
So ermittelst Du die gültigen Unterschriftskombinationen:
Aktuellen Stand bestimmen: Gelöschte (unterstrichene) Personen streichen. Hier ist Ole Brandt nicht mehr Geschäftsführer, und die Prokura von Emre Yıldız ist erloschen. Aktuell gibt es zwei Geschäftsführer*innen (Deniz Kaya, Luka Petrović) und eine Prokuristin (Mia Krüger).
Wer darf allein? Personen mit Einzelvertretungsbefugnis oder Einzelprokura: hier niemand. Weil zwei Geschäftsführer*innen bestellt sind, gilt die Regel für mehrere; eine besondere Einzelvertretungsbefugnis ist nicht eingetragen. Wäre nur noch eine Person Geschäftsführer*in, dürfte sie allein vertreten.
Welche Paare sind erlaubt? Nach Vertretungsregelung und Art der Prokura: Kaya + Petrović (zwei Geschäftsführer*innen), Kaya + Krüger und Petrović + Krüger (Geschäftsführer*in mit Prokuristin). Eine zweite Prokuristin, mit der Mia Krüger unterschreiben könnte, gibt es nicht; ihre Gesamtprokura ließe das auch nicht zu.
Nicht ausreichend wären etwa Deniz Kaya allein (Gesamtvertretung), Mia Krüger allein (Gesamtprokura), Emre Yıldız trotz früherer Einzelprokura (Prokura erloschen) oder Ole Brandt (nicht mehr Geschäftsführer).
Die Stellenbeschreibung
Welche Vollmacht eine Person hat und welche Aufgaben sie erledigt, wird intern in der Stellenbeschreibung festgehalten. Sie beschreibt eine Stelle, nicht die Person, die sie gerade besetzt, und ist ein Werkzeug der Aufbauorganisation. Typische Bestandteile:
| Bestandteil | Inhalt (Beispiel Sachbearbeitung Einkauf) |
|---|---|
| Stellenbezeichnung | Sachbearbeiter*in Einkauf und Disposition |
| Einordnung in die Organisation | Abteilung Werkstatt/Einkauf/Lager, Vorgesetzter: Werkstattleitung; keine unterstellten Stellen |
| Stellvertretung | vertritt und wird vertreten von: stellvertretende Lagerleitung |
| Ziel der Stelle | Material rechtzeitig, wirtschaftlich und in der richtigen Qualität bereitstellen |
| Aufgaben | Bestellungen auslösen, Liefertermine überwachen, Angebote vergleichen, Lieferantenstammdaten pflegen |
| Kompetenzen (Befugnisse) | Artvollmacht für Bestellungen bis 5.000 € je Bestellung, Zeichnung „i. V.“; Lesezugriff auf Lagerbestände, Schreibzugriff auf Bestellungen im Warenwirtschaftssystem |
| Verantwortung | für Termintreue und Einhaltung der Bestellgrenzen |
| Anforderungen an die Person | kaufmännische Ausbildung, Kenntnisse in Warenwirtschaftssystemen, Englisch für ausländische Lieferanten |
| Zusammenarbeit/Informationswege | stimmt sich mit Buchhaltung (Rechnungsprüfung) und Werkstatt (Bedarf) ab |
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung sollen zueinander passen (Kongruenzprinzip): Wer für Liefertermine verantwortlich ist, braucht auch die Befugnis zu bestellen.
Die Stellenbeschreibung ist Grundlage für vieles: für die Stellenanzeige, den Arbeitsvertrag, die Eingruppierung, den Einarbeitungsplan, Mitarbeitergespräche und Zeugnisse. Für die IT ist sie die Vorlage für das Rollen- und Berechtigungskonzept: Aus „Schreibzugriff auf Bestellungen“ wird eine Rolle Einkauf im Warenwirtschaftssystem, aus „keine Personalverantwortung“ folgt, dass das Konto keine Lohndaten sehen darf. So setzt die IT das Prinzip der minimalen Rechte (least privilege) um: Jedes Konto bekommt genau die Rechte, die die Stelle braucht. Ändert sich die Stelle, ändern sich die Rechte. Weil die Rechte an der Rolle hängen und nicht an der Person, gehen sie bei einem Wechsel nicht unkontrolliert mit (Stichwort „Rechtesammler“ nach mehreren Abteilungswechseln).
Mitarbeitereinführung (Onboarding)
Unter Onboarding versteht man alle Maßnahmen, mit denen neue Beschäftigte aufgenommen und eingearbeitet werden. Üblich sind drei Phasen:
Vor dem ersten Arbeitstag (Preboarding): Arbeitsvertrag, Einarbeitungsplan und Patin bzw. Pate festlegen, Arbeitsplatz und IT vorbereiten, Zugangsmedium (Schlüssel, Transponder, Ausweis) bestellen, Begrüßungsinformationen schicken.
Erster Arbeitstag: Begrüßung, Rundgang, Übergabe von Arbeitsmitteln und Zugangsdaten, Unterweisungen, erste Aufgaben.
Einarbeitung bis zum Ende der Probezeit: Einarbeitungsplan abarbeiten, Schulungen in Fachanwendungen, Feedbackgespräche, Abschlussgespräch.
Der Einarbeitungsplan legt fest, wer der neuen Person wann was zeigt. Er wird aus der Stellenbeschreibung abgeleitet. Im Prozessmodell (z. B. BPMN) laufen die Tätigkeiten von Personalabteilung, IT und Zugangskontrolle parallel und werden vor dem ersten Arbeitstag wieder zusammengeführt.
Aufgaben der IT bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes
Damit eine neue Kollegin ab dem ersten Tag arbeiten kann, fallen in der IT typischerweise an:
Benutzerkonto anlegen im Verzeichnisdienst nach der Namenskonvention, mit E-Mail-Postfach, Gruppen und Verteilerlisten; Initialpasswort sicher übergeben und Mehr-Faktor-Authentifizierung einrichten (siehe Passwörter und MFA).
Rollen und Zugriffsrechte vergeben nach dem Berechtigungskonzept: Laufwerke, Fachanwendungen (Warenwirtschaft, CRM, Ticketsystem), Drucker; nur so viel wie die Stelle braucht.
Hardware bereitstellen und inventarisieren: Notebook oder PC, Monitor, Dockingstation, Headset, Smartphone; Gerät im Inventar und im Mobile-Device-Management erfassen, Übergabe mit Protokoll quittieren lassen.
Software installieren und konfigurieren: Standardabbild (Image) ausrollen, Fachanwendungen, Lizenzen zuweisen, bei Bedarf assistive Software (Bildschirmlupe, Screenreader) und ergonomisches Zubehör.
Netzwerk- und Fernzugang einrichten: LAN/WLAN (ggf. Zertifikat für 802.1X), VPN für mobiles Arbeiten, Telefonie.
Zugangsmedium (Transponderkarte) im Zutrittssystem der Person zuordnen.
Einweisen und informieren: Anmeldung, Ablage, Ticketsystem und Ansprechpartner im Support; IT-Sicherheitsrichtlinie und Nutzungsregeln aushändigen und bestätigen lassen.
Unterweisung
Eine Unterweisung ist eine kurze, auf den Arbeitsplatz bezogene Schulung, in der Beschäftigte über Gefahren und Regeln an ihrem Arbeitsplatz informiert werden und lernen, wie sie sich richtig verhalten. Der Arbeitgeber muss Beschäftigte vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Veränderungen (neue Arbeitsmittel, neue Technik) und danach regelmäßig unterweisen (§ 12 ArbSchG); die DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Wiederholung mindestens einmal jährlich. Die Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt und wird mit Datum, Inhalt und Unterschrift dokumentiert.
Typische Inhalte:
Arbeitsschutz: Gefahren am Arbeitsplatz, Umgang mit Arbeitsmitteln (z. B. Leitern, Werkzeug, Akkus), Bildschirmarbeit,
Brandschutz: Fluchtwege, Sammelplatz, Feuerlöscher, Erste Hilfe,
Datenschutz und Vertraulichkeit: Umgang mit personenbezogenen Daten nach DSGVO, Verpflichtung auf Vertraulichkeit,
Informationssicherheit: Passwortregeln, Erkennen von Phishing und Social Engineering, Melden von Vorfällen.
Unterweisungen können durch E-Learning unterstützt werden; die Rückfragemöglichkeit und die Verantwortung der Führungskraft bleiben.
Offboarding: der Austritt
Das Gegenstück zum Onboarding ist das Offboarding. Verlässt jemand das Unternehmen oder wechselt die Stelle, müssen Rechte genauso sorgfältig entzogen wie vergeben werden:
Benutzerkonto zum Austrittstag sperren (nicht sofort löschen: Postfach und Daten werden nach festgelegten Regeln übergeben bzw. gelöscht), Fernzugänge, Token und Zertifikate widerrufen, Gruppenmitgliedschaften entfernen, gemeinsam genutzte Passwörter ändern,
Hardware und Zugangsmedien zurücknehmen und im Inventar austragen, Transponder im Zutrittssystem sperren,
Vollmachten widerrufen: Prokura beim Handelsregister löschen lassen, Handlungsvollmachten widerrufen, Banken und wichtige Geschäftspartner informieren, Bankvollmachten entziehen.
Verwaiste Konten ehemaliger Beschäftigter sind ein beliebtes Einfallstor für Angriffe. Deshalb sollten Personalabteilung und IT über einen festen Prozess verbunden sein: Jede Ein-, Aus- und Umstellung löst automatisch einen Auftrag an die IT aus.
Typische Fehler
Prokura und Handlungsvollmacht verwechseln: Nur die Prokura steht im Handelsregister; ppa. gehört zur Prokura, i. V. zur Handlungsvollmacht.
Bei Gesamtprokura oder Gesamtvertretung eine Person allein unterschreiben lassen.
Gelöschte (unterstrichene) Eintragungen im Handelsregisterauszug übersehen.
Annehmen, eine Prokuristin dürfe alles: Grundstücke veräußern, Bilanz unterschreiben oder Prokura erteilen darf sie nicht.
Annehmen, interne Grenzen einer Prokura wirkten nach außen.
Bei der Arbeitsplatzeinrichtung nur Hardware nennen; Konto, Rechte, Sicherheit und Einweisung gehören dazu.
Unterweisung mit Einarbeitung verwechseln: Die Unterweisung betrifft Gefahren und Verhaltensregeln, die Einarbeitung die fachlichen Aufgaben.
Leitfragen
- Was ist Prokura, und was darf eine Prokuristin nicht?
Prokura ist eine ausdrücklich erteilte, ins Handelsregister einzutragende Vollmacht für alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte, die irgendein Handelsgewerbe mit sich bringt. Nicht erlaubt sind Grundstücke veräußern oder belasten (ohne besondere Befugnis) und Grundlagengeschäfte wie Bilanz unterschreiben, Insolvenz anmelden oder Prokura erteilen. siehe Abschnitt „Prokura“
- Wie unterscheiden sich allgemeine Handlungsvollmacht, Artvollmacht und Einzelvollmacht?
Die allgemeine Handlungsvollmacht umfasst alle gewöhnlichen Geschäfte des Betriebs, die Artvollmacht nur eine bestimmte, wiederkehrende Art von Geschäften und die Einzelvollmacht ein einzelnes Geschäft. Keine davon wird ins Handelsregister eingetragen. siehe Abschnitt „Handlungsvollmacht“
- Was bedeuten ppa., i. V. und i. A., und bindet ein mit i. A. unterschriebener Vertrag das Unternehmen?
ppa. zeichnet eine Prokuristin, i. V. eine Person mit Handlungsvollmacht, i. A. eine Person, die nur eine fremde Erklärung übermittelt. Ein bedeutender Vertrag mit „i. A.“ bindet das Unternehmen in der Regel nicht. siehe Abschnitt „Unterschriftszusätze“
- Wie ermittelst Du aus einem Handelsregisterauszug, wer einen Vertrag gültig unterschreiben kann?
Gelöschte Eintragungen streichen, Personen mit Einzelvertretungsbefugnis oder Einzelprokura bestimmen und dann nach Vertretungsregelung und Art der Prokura die zulässigen Paare bilden (z. B. zwei Geschäftsführer oder Geschäftsführer mit Gesamtprokurist). siehe Abschnitt „Den Handelsregisterauszug lesen“
- Welche Bestandteile hat eine Stellenbeschreibung, und wofür braucht die IT sie?
Stellenbezeichnung, Einordnung, Stellvertretung, Ziel, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung und Anforderungen. Die IT leitet daraus Rollen und Zugriffsrechte nach dem Prinzip der minimalen Rechte ab. siehe Abschnitt „Die Stellenbeschreibung“
- Welche Tätigkeiten fallen in der IT an, wenn eine neue Kollegin anfängt?
Benutzerkonto mit E-Mail und MFA anlegen, Rollen und Rechte vergeben, Hardware bereitstellen und inventarisieren, Software installieren, Netzwerk- und VPN-Zugang einrichten, Zugangsmedium zuordnen und in Systeme und Sicherheitsregeln einweisen. siehe Abschnitt „Aufgaben der IT bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes“
- Was ist eine Unterweisung, und wann muss sie stattfinden?
Eine arbeitsplatzbezogene Schulung über Gefahren und richtiges Verhalten (Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz, Informationssicherheit). Sie findet vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Veränderungen und mindestens einmal jährlich statt und wird dokumentiert. siehe Abschnitt „Unterweisung“
- Was muss beim Austritt einer Prokuristin aus IT- und aus kaufmännischer Sicht geschehen?
Konten sperren, Zugänge, Token und Zertifikate widerrufen, Hardware und Transponder zurücknehmen; Prokura beim Handelsregister löschen lassen und Geschäftspartner sowie Banken informieren, weil sich Gutgläubige bis zur Eintragung auf das Register verlassen dürfen. siehe Abschnitt „Offboarding: der Austritt“
Links und weitere Informationen
zum Weiterlesen: Aufbauorganisation: Stellen, Leitungssysteme und Organigramme
zum Weiterlesen: Passwörter, Mehr-Faktor-Authentifizierung und Zugangskontrolle
zum Üben: Übungsaufgaben zu Vollmachten, Stellenbeschreibung und Onboarding
als Nachschlagewerk: Handelsgesetzbuch, §§ 48–58 (Prokura und Handlungsvollmacht)
als Nachschlagewerk: Arbeitsschutzgesetz, § 12 Unterweisung
als Nachschlagewerk: Gemeinsames Registerportal der Länder (Handelsregister)
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