Übungsaufgaben zu Vollmachten, Stellenbeschreibung und Onboarding
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https://oer-informatik.de/vollmachten-uebungsaufgaben
Vollmacht, Prokura, Handlungsvollmacht, Handelsregister, Unterschriftszusatz, Stellenbeschreibung, Onboarding, Unterweisung, Berechtigungskonzept, Übungsaufgaben, Prüfungsvorbereitung
tl/dr; (Bearbeitungszeit insgesamt 62 min, mehrere Aufgaben): Zwei Übungsaufgaben aus einem Fahrrad-Onlineshop: Du prüfst einen Antwortentwurf zur Frage, wer einen Rahmenvertrag gültig unterschreiben kann, beurteilst eine widerrufene, aber noch eingetragene Prokura und entscheidest Fälle zu Prokura, Handlungsvollmacht und Unterschriftszusätzen. Danach bereitest Du den Start einer neuen Kollegin vor: Vollmacht festlegen, Stellenbeschreibung ergänzen, Berechtigungen ableiten, eine IT-Checkliste korrigieren, die Unterweisung planen und ein vergessenes Konto eines ehemaligen Prokuristen behandeln [AI-Assisted]. (Zuletzt geändert am 29.10.2026)
Diese Übungsaufgaben gehören zum Artikel Vollmachten, Stellenbeschreibung und Onboarding: Wer darf im Unternehmen was?.
Hinweise zur Bearbeitung: Von IKD wird erwartet, dass ihnen Aufgaben auf Profilkompetenz-Ebene (Aufgabe 3.1 und Aufgabe 3.2) keine Probleme bereiten. „Nennen“ verlangt Stichworte, „beschreiben“ und „erläutern“ ganze Sätze mit Bezug zur Situation, „einschätzen“ und „entscheiden“ ein klares Ergebnis mit Begründung. Schreib Deine Antwort zuerst auf, bevor Du die Beispiellösung aufklappst.
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Kopiere den Text in ein KI-Sprachmodell Deiner Wahl und passe Kompetenzstufe, Anzahl, Bearbeitungszeit und Szenario bei Bedarf an. Wie die Aufgaben aufgebaut sind, beschreibt der Artikel Wie sind die Aufgaben aufgebaut?. Prüfe die Ergebnisse mit dem Lehrartikel: KI-Sprachmodelle machen Fehler.
Erstelle neue Übungsaufgaben zum Thema „Vollmachten, Stellenbeschreibung
und Onboarding“.
Bauplan: Halte Dich an Aufbau, Kompetenzstufen, Operatoren,
Anforderungsbereiche, Punkte und Zeitschätzung, die im Artikel
https://oer-informatik.de/aufgaben-aufbau beschrieben sind.
Fachliche Grundlage:
- https://oer-informatik.de/vollmachten
- Stilbeispiel: https://oer-informatik.de/vollmachten-uebungsaufgaben
Die Aufgaben sollen Inhalte zu diesen Schlagwörtern abdecken:
- Vollmacht
- Prokura
- Handlungsvollmacht
- Handelsregister
- Unterschriftszusatz
- Stellenbeschreibung
- Onboarding
- Unterweisung
- Berechtigungskonzept
Kompetenzstufe: Profilkompetenz (alternativ: Basiskompetenz, Kernkompetenz, Expertise)
Anzahl: 1 Aufgabe mit Teilaufgaben
Bearbeitungszeit in Minuten ca.: <5 bis 30 min>
Szenario: eines der Szenarien aus dem Bauplan
Vorgehen:
1. Lies zuerst die verlinkten Artikel. Kannst Du keine Webseiten
abrufen, sag mir das, statt zu raten.
2. Steht bei einer Angabe noch ein Platzhalter in <…>, frag mich
zuerst danach. Richte Punkte und Zahl der Teilaufgaben nach der
Bearbeitungszeit (ca. 0,9 min je Punkt).
3. Gib je Aufgabe Titel mit Kompetenzstufe, Ausgangssituation und
Teilaufgaben mit Operator und Punktzahl aus, dazu die geschätzte
Bearbeitungszeit.
4. Gib die Beispiellösungen mit Punkteverteilung erst aus, wenn ich
danach frage.Aufgabe 3.1: Wer unterschreibt den Rahmenvertrag? (Profilkompetenz)
(ca. 27 min Bearbeitungszeit)
Du bist Auszubildende*r bei der CSB-Rad GmbH in Bielefeld und arbeitest zurzeit in der Buchhaltung bei Natalia Wróbel. Die CSB-Rad GmbH will mit der Rahmenwerk OWL GmbH aus Gütersloh einen Rahmenvertrag über die Fertigung von Individualrahmen für die Jahre 2027 bis 2029 schließen (geschätztes Volumen 1,4 Mio. €). Die Unterzeichnung ist für den 19.11.2026 geplant. Ole Petersen von der Rahmenwerk OWL GmbH bittet vorab um die Angabe, wer für die CSB-Rad GmbH unterschreibt. Geschäftsführerin Sophie Bertram ist an diesem Tag auf einer Messe in Friedrichshafen.
Rainer Hennig, langjähriger Leiter des Einkaufs, ist am 30.06.2026 in den Ruhestand gegangen. Die Geschäftsführung hat seine Prokura zu diesem Tag widerrufen; die Anmeldung zur Löschung im Handelsregister ist aber bis heute liegen geblieben.
Dir liegen ein Auszug aus dem Handelsregister (fiktiv, gekürzt) und die interne Liste der Zeichnungsberechtigungen vor:
Handelsregister B des Amtsgerichts Bielefeld – HRB 99999 (fiktiv) – aktueller Ausdruck, gekürzt
Firma: CSB-Rad GmbH · Sitz: Bielefeld · Geschäftsanschrift: Am Gewerbepark 12, 33689 Bielefeld
Gegenstand: Handel mit Fahrrädern, Fahrradkomponenten und Zubehör, auch über das Internet; Montage, Wartung und Reparatur von Fahrrädern.
Stammkapital: 75.000,00 EUR
Vertretung: Die Gesellschaft hat einen oder mehrere Geschäftsführer. Hat sie nur einen, vertritt dieser allein. Hat sie mehrere, vertreten jeweils zwei Geschäftsführer gemeinschaftlich oder ein Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen.
Geschäftsführer: Bertram, Sophie, Bielefeld; Sarıkaya, Cem, Bielefeld; Ludwig, Bastian, Bielefeld (eingetragen 14.03.2016)
Prokura:
Einzelprokura: Hennig, Rainer, Herford (eingetragen 02.05.2017)
Gesamtprokura, nur zusammen mit einem Geschäftsführer: Wróbel, Natalia, Bielefeld (eingetragen 02.03.2026)
| Person | Funktion | Zeichnungsberechtigung laut interner Liste |
|---|---|---|
| Natalia Wróbel | Leitung Buchhaltung und Controlling | Prokura (siehe Handelsregister); intern: Verträge über 100.000 € nur nach Rücksprache mit der Geschäftsführung |
| Rainer Hennig | bis 30.06.2026 Leitung Einkauf | Prokura zum 30.06.2026 widerrufen |
| Jelena Marković | Teamleitung Kundenservice | allgemeine Handlungsvollmacht |
| Selin Arslan | Zweiradmechatronikerin, Werkstatt | Artvollmacht: Ersatzteilbestellungen bis 2.000 € je Bestellung |
| Jonas | Auszubildender | keine Vollmacht |
a) Jonas hat schon einen Antwortentwurf an Ole Petersen geschrieben:
„Am 19.11.2026 kann für uns unterschreiben: (1) Cem Sarıkaya allein, er ist ja Geschäftsführer. (2) Alternativ Natalia Wróbel zusammen mit Rainer Hennig, beide sind Prokuristen. (3) Oder Bastian Ludwig zusammen mit Natalia Wróbel. (4) Frau Wróbel unterschreibt dabei mit ‚i. V.‘.“
Prüfe die vier Aussagen: Entscheide jeweils, ob sie zutrifft, und begründe mit dem Registerauszug bzw. der internen Liste. Ergänze anschließend eine zulässige Unterschriftskombination, die im Entwurf fehlt. (9 Punkte)
Trifft nicht zu. Die GmbH hat drei Geschäftsführer*innen. Dann gilt Gesamtvertretung: Zwei von ihnen müssen gemeinsam handeln oder eine*r zusammen mit einer Prokuristin. Eine Befugnis zur Alleinvertretung ist für niemanden eingetragen; Cem Sarıkayas Unterschrift allein reicht nicht.
Trifft nicht zu. Natalia Wróbel darf nach dem Register nur zusammen mit einem Geschäftsführer handeln, nicht mit einem anderen Prokuristen. Außerdem ist Rainer Hennigs Prokura widerrufen; dass sie noch im Register steht, gibt ihm intern keine Befugnis mehr (siehe b).
Trifft zu. Geschäftsführer plus Prokuristin entspricht der Vertretungsregelung und genau der Form ihrer Gesamtprokura.
Trifft nicht zu. Als Prokuristin zeichnet sie mit ppa. (per procura); „i. V.“ ist der Zusatz für Handlungsbevollmächtigte.
Fehlende Kombination: Cem Sarıkaya und Bastian Ludwig (zwei Geschäftsführer gemeinsam); möglich ist auch Cem Sarıkaya mit Natalia Wróbel.
Bewertung: je Aussage 1 P Entscheidung, 1 P Begründung; 1 P für die ergänzte Kombination.
b) Ole Petersen ruft an: „Laut Registerauszug hat Herr Hennig Einzelprokura. Dann soll er doch einfach allein unterschreiben, das geht schneller.“ Entscheide, ob die CSB-Rad GmbH an einen Vertrag mit der Unterschrift von Rainer Hennig gebunden wäre, und erkläre, was Natalia Wróbel wegen der liegen gebliebenen Löschung jetzt veranlassen sollte. (5 Punkte)
Rechtslage: Die Prokura kann jederzeit widerrufen werden (§ 52 HGB) und ist mit dem Widerruf erloschen; die Löschung im Register bestätigt das nur. Allerdings darf sich ein Geschäftspartner auf das Register verlassen: Solange das Erlöschen nicht eingetragen und bekannt gemacht ist, kann die GmbH es Dritten nur entgegenhalten, wenn diese es kennen (§ 15 Abs. 1 HGB). (2 P)
Im Fall Petersen: Erfährt Ole Petersen jetzt vom Widerruf, ist er nicht mehr gutgläubig – eine Unterschrift von Rainer Hennig würde die GmbH nicht binden. Ohne diesen Hinweis wäre die GmbH dagegen gebunden. Deshalb sollte Natalia Wróbel ihm den Widerruf ausdrücklich mitteilen (am besten schriftlich). (2 P)
Veranlassen: Das Erlöschen muss zur Eintragung angemeldet werden (§ 53 HGB, über einen Notar); bis dahin auch Banken und wichtige Geschäftspartner informieren. (1 P)
c) Natalia Wróbel und Bastian Ludwig unterschreiben ohne Rücksprache mit der übrigen Geschäftsführung einen Vertrag über ein neues Regalsystem für das Lager in Sennestadt über 140.000 €. Beurteile, ob der Vertrag wirksam ist und welche Folgen der Vorgang für Natalia Wróbel haben kann. (4 Punkte)
Außenverhältnis: Der Vertrag ist wirksam. Ein Geschäftsführer zusammen mit einer Prokuristin vertritt die GmbH nach der eingetragenen Vertretungsregelung, und die interne Grenze von 100.000 € ist eine Beschränkung des Umfangs der Prokura, die Dritten gegenüber unwirksam ist (§ 50 HGB). (2 P)
Innenverhältnis: Natalia Wróbel hat gegen die interne Anweisung verstoßen. Mögliche Folgen sind ein klärendes Gespräch, eine Abmahnung, Schadensersatzansprüche, falls der GmbH ein Schaden entsteht, oder der Widerruf der Prokura, der jederzeit möglich ist. (2 P)
Hinweis: Bastian Ludwig ist als Geschäftsführer intern ebenfalls an Beschlüsse der Geschäftsführung gebunden; nach außen ändert das nichts.
d) Entscheide in den folgenden Fällen, ob die Handlung die CSB-Rad GmbH wirksam bindet bzw. zulässig ist, und begründe jeweils kurz. Achte auch auf den Unterschriftszusatz. (12 Punkte)
Jelena Marković gewährt einer Kundin „i. V.“ eine Kulanzgutschrift über 350 € für einen beschädigten Gepäckträger.
Jelena Marković unterschreibt „i. V.“ bei der Hausbank einen Darlehensvertrag über 25.000 € für eine Leihflotte von Lastenrädern.
Selin Arslan bestellt „i. V.“ bei der Ravensberger Radteile GmbH Bremsbeläge für 640 €.
Jonas unterschreibt „i. A.“ einen dreijährigen Wartungsvertrag für die Telefonanlage über 9.600 €, weil der Vertreter des Anbieters darauf drängt.
Natalia Wróbel (ppa.) und Cem Sarıkaya kaufen für die GmbH das unbebaute Nachbargrundstück des Lagers in Sennestadt.
Natalia Wróbel und Cem Sarıkaya unterschreiben den Jahresabschluss 2025 der GmbH.
Bindet. Eine Kulanzgutschrift ist ein gewöhnliches Geschäft im Kundenservice und von der allgemeinen Handlungsvollmacht gedeckt; „i. V.“ ist der passende Zusatz.
Bindet nicht. Darlehen aufnehmen darf eine Handlungsbevollmächtigte nur mit besonderer Befugnis (§ 54 Abs. 2 HGB), die Jelena Marković nicht hat.
Bindet. Die Bestellung von Ersatzteilen bis 2.000 € ist von ihrer Artvollmacht gedeckt.
Bindet nicht. Jonas hat keine Vollmacht, und mit „i. A.“ zeigt er selbst, dass er nur eine fremde Erklärung überbringt und keine eigene Vertretungsmacht in Anspruch nimmt. Ein so weitreichender Vertrag bindet die GmbH nicht (es sei denn, die Geschäftsführung genehmigt ihn nachträglich).
Bindet. Die Vertretungsregelung ist eingehalten, und ein Grundstück zu erwerben ist von der Prokura gedeckt. Eine besondere Befugnis braucht ein Prokurist nur zum Veräußern und Belasten von Grundstücken (§ 49 Abs. 2 HGB).
Nicht zulässig. Den Jahresabschluss einer GmbH müssen alle Geschäftsführer*innen unterzeichnen; das Unterzeichnen des Jahresabschlusses ist ein Grundlagengeschäft, das die Prokura nicht umfasst. Die Unterschrift von Natalia Wróbel ersetzt die von Sophie Bertram und Bastian Ludwig nicht.
Bewertung: je Fall 1 P Entscheidung, 1 P Begründung.
Aufgabe 3.2: Eine neue Kollegin im Einkauf (Profilkompetenz)
(ca. 35 min Bearbeitungszeit)
Bastian Ludwig leitet bei der CSB-Rad GmbH Werkstatt, Einkauf und Lager und kommt mit den Bestellungen kaum noch hinterher. Zum 01.12.2026 beginnt deshalb Yasemin Kara (33) als Sachbearbeiterin Einkauf und Disposition. Sie hat zuvor bei einem Großhändler für Sanitärbedarf gearbeitet und nutzt wegen einer Sehbeeinträchtigung eine Bildschirmlupe. Ihr Arbeitsplatz liegt im Büro neben dem Lager in Sennestadt; für die Inventur wird sie auch mit einem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE-Scanner) im Lager arbeiten. Du unterstützt Cem Sarıkaya, der für die IT verantwortlich ist, und Bastian Ludwig bei der Vorbereitung.
Bastian Ludwig hat einen ersten Entwurf der Stellenbeschreibung geschrieben:
Stellenbezeichnung: Sachbearbeitung Einkauf und Disposition
Aufgaben: Bestellungen von Ersatzteilen, Komponenten und Handelsware auslösen; Liefertermine überwachen und bei Verzug nachfassen; Angebote einholen und vergleichen; Lieferantenstammdaten pflegen; Inventur unterstützen.
a) Bastian Ludwig möchte: „Frau Kara soll Bestellungen bis 5.000 € allein unterschreiben dürfen.“ Entscheide, welche Vollmacht dafür geeignet ist, ob sie ins Handelsregister eingetragen wird und mit welchem Zusatz Yasemin Kara unterschreibt. Beurteile außerdem, ob sie mit dieser Vollmacht einen dreijährigen Wartungsvertrag für das Lagerregalsystem abschließen darf. (4 Punkte)
Geeignet ist eine Artvollmacht (Handlungsvollmacht für eine bestimmte Art von Geschäften: Bestellungen bis 5.000 € je Bestellung). Eine Prokura wäre viel zu weitgehend. (1 P)
Handlungsvollmachten werden nicht ins Handelsregister eingetragen; die Vollmacht wird formfrei erteilt und sollte in der Stellenbeschreibung dokumentiert werden. (1 P)
Yasemin Kara unterschreibt mit i. V. (1 P)
Einen Wartungsvertrag über drei Jahre darf sie nicht abschließen: Er gehört nicht zur Art „Bestellung von Teilen und Handelsware“ und überschreitet wegen der Laufzeit vermutlich auch die Wertgrenze; hier müssen Geschäftsführung bzw. Prokuristin unterschreiben. (1 P)
b) Die Personalabteilung soll aus der Stellenbeschreibung den Arbeitsvertrag vorbereiten, Cem Sarıkaya will daraus die Zugriffsrechte ableiten. Beiden reicht der Entwurf so nicht. Formuliere für drei Angaben, die im Entwurf fehlen, je einen konkreten Eintrag für die Stelle von Yasemin Kara. (6 Punkte)
Drei der folgenden Einträge oder vergleichbare (je 1 P für die fehlende Angabe, 1 P für einen passenden, konkreten Eintrag):
| fehlende Angabe | möglicher Eintrag |
|---|---|
| Einordnung und Vorgesetzte*r | Abteilung Werkstatt, Einkauf und Lager; direkte*r Vorgesetzte*r: Bastian Ludwig; keine unterstellten Mitarbeitenden |
| Befugnisse | Artvollmacht für Bestellungen bis 5.000 € je Bestellung, Zeichnung mit „i. V.“; darüber Freigabe durch Bastian Ludwig |
| Stellvertretung | vertritt bei Abwesenheit Bastian Ludwig in Bestellfragen bis zu ihrer Wertgrenze; wird von der Lagerleitung vertreten |
| Verantwortung | verantwortlich für Lieferfähigkeit der Ersatzteile und die Richtigkeit der Lieferantenstammdaten |
| Anforderungen an die Person | kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Einkauf, sicherer Umgang mit Warenwirtschaftssystemen |
| Zusammenarbeit | stimmt sich mit der Werkstatt (Bedarf) und der Buchhaltung (Rechnungsprüfung, Bankverbindungen) ab |
| Ziel der Stelle | Material und Handelsware rechtzeitig, in passender Menge und zu günstigen Konditionen bereitstellen |
c) Leite aus der Stellenbeschreibung die Berechtigungen von Yasemin Kara ab. Ergänze die Tabelle mit „kein Zugriff“, „lesen“ oder „lesen und schreiben“ und begründe jeweils. (5 Punkte)
| Ressource | Berechtigung | Begründung |
|---|---|---|
| Bestellungen im Einkaufsmodul der Warenwirtschaft | ||
| Lagerbestände und Mindestbestände | ||
| Lieferantenstammdaten (Adressen, Ansprechpersonen, Konditionen) | ||
| Bankverbindungen der Lieferanten | ||
| Lohn- und Gehaltsdaten |
| Ressource | Berechtigung | Begründung |
|---|---|---|
| Bestellungen im Einkaufsmodul | lesen und schreiben | Bestellungen auslösen ist Kernaufgabe der Stelle (bis 5.000 € je Bestellung, darüber Freigabe). |
| Lagerbestände und Mindestbestände | lesen (Mindestbestände ggf. schreiben) | Für die Disposition muss sie Bestände sehen; Buchungen von Zu- und Abgängen erledigt das Lager. Pflegt sie laut Stellenbeschreibung die Mindestbestände, ist dafür Schreibrecht vertretbar. |
| Lieferantenstammdaten | lesen und schreiben | Pflege der Lieferantendaten ist ausdrücklich ihre Aufgabe. |
| Bankverbindungen der Lieferanten | lesen oder kein Zugriff | Änderungen nur durch die Buchhaltung nach dem Vier-Augen-Prinzip, damit niemand allein Bestellung und Zahlungsweg steuern kann (Schutz vor Betrug, z. B. gefälschte „neue Bankverbindung“ per E-Mail). |
| Lohn- und Gehaltsdaten | kein Zugriff | gehört nicht zu ihren Aufgaben; besonders schutzbedürftige Beschäftigtendaten (minimale Rechte). |
Bewertung: je Zeile 1 P bei passender Berechtigung mit stimmiger Begründung; abweichende Berechtigungen sind mit schlüssiger Begründung richtig.
d) Cem Sarıkaya hat sich für das Ticket „Arbeitsplatz für Y. Kara einrichten“ eine Checkliste notiert:
- Konto
ykaraanlegen und die Gruppen vonrhennigkopieren – der war ja auch im Einkauf.- Standard-Notebook mit 14-Zoll-Display ausgeben, kein zusätzlicher Monitor (spart Platz im Büro).
- Initialpasswort am Freitag vorher per E-Mail an ihre private Adresse schicken, dann kann sie gleich loslegen.
- Office und Warenwirtschafts-Client installieren und Lizenzen zuweisen.
Bewerte jeden der vier Punkte, schlage für die ungeeigneten Punkte eine bessere Umsetzung vor und ergänze zwei Tätigkeiten, die in der Checkliste noch fehlen. (9 Punkte)
| Punkt | Bewertung | bessere Umsetzung |
|---|---|---|
| 1 | ungeeignet: Rechte eines anderen Kontos zu kopieren überträgt auch Rechte, die nicht zur neuen Stelle gehören – hier laut Teilaufgabe g sogar die Zahlungsfreigabe der Buchhaltung. | Rechte nach Rolle aus der Stellenbeschreibung vergeben (Gruppe „Einkauf“), minimale Rechte; Freigabe durch Bastian Ludwig dokumentieren. |
| 2 | ungeeignet: Mit Bildschirmlupe wird auf einem kleinen Display nur ein winziger Ausschnitt sichtbar; das widerspricht einem barrierefreien, ergonomischen Arbeitsplatz. | großer externer Monitor mit Dockingstation, Bildschirmlupe vorinstallieren, Schriftgröße und Kontrast mit ihr gemeinsam einstellen. |
| 3 | ungeeignet: E-Mails an private Adressen sind unverschlüsselt und können mitgelesen oder falsch zugestellt werden. | Initialpasswort persönlich am ersten Tag übergeben, Wechsel bei der ersten Anmeldung erzwingen und Mehr-Faktor-Authentifizierung einrichten. |
| 4 | in Ordnung, notwendige Software für die Stelle. | – |
Fehlende Tätigkeiten, z. B.: MDE-Scanner für die Inventur mit persönlichem Konto einrichten; Netzwerkzugang und Drucker im Büro Sennestadt einrichten; Transponder für Büro und Lager zuordnen; Hardware inventarisieren und Übergabeprotokoll vorbereiten; Zugang zum Lieferantenportal anlegen.
Bewertung: je Punkt 1 P für Bewertung mit Begründung (4 P), je ungeeignetem Punkt 1 P für eine passende Verbesserung (3 P), je fehlender Tätigkeit 1 P (2 P).
e) Ordne die folgenden Onboarding-Tätigkeiten den Phasen „vor dem ersten Arbeitstag“, „erster Arbeitstag“ und „Einarbeitung bis zum Ende der Probezeit“ zu. (3 Punkte)
- Feedbackgespräch nach sechs Wochen · (2) Transponder bestellen und zuordnen · (3) Rundgang durch Lager und Werkstatt · (4) Einarbeitungsplan und Patin festlegen · (5) Schulung „Disposition im Warenwirtschaftssystem“ · (6) Übergabe von Notebook und Zugangsdaten gegen Unterschrift
vor dem ersten Arbeitstag: (2), (4)
erster Arbeitstag: (3), (6)
Einarbeitung bis zum Ende der Probezeit: (1), (5)
Bewertung: je Phase 1 P, wenn beide Tätigkeiten stimmen. Die Schulung (5) kann auch am ersten Tag beginnen, wenn das begründet wird.
f) Bastian Ludwig meint: „Für den Arbeitsschutz schicken wir Frau Kara vorab das PDF mit unseren Sicherheitsregeln. Wenn sie es gelesen hat, ist die Unterweisung erledigt.“ Beurteile diese Aussage und lege für ihren ersten Arbeitstag drei Unterweisungsthemen fest, jeweils mit der Person, die sie durchführt. (5 Punkte)
Beurteilung (2 P): Das reicht nicht. Eine Unterweisung bezieht sich auf den konkreten Arbeitsplatz und die Tätigkeit, findet vor Aufnahme der Arbeit statt (§ 12 ArbSchG) und soll sicherstellen, dass Yasemin Kara die Gefahren kennt und sich richtig verhält – dazu gehören Erklärung vor Ort und die Möglichkeit, nachzufragen. Sie wird dokumentiert (Unterschrift) und regelmäßig, mindestens jährlich, wiederholt. Das PDF kann die Unterweisung vorbereiten, aber nicht ersetzen.
Themen mit Verantwortlichen (je 1 P), z. B.:
Verhalten im Lager (Verkehrswege, Flurförderzeuge, Sicherheitsschuhe beim Scannen zwischen den Regalen) – Bastian Ludwig als Vorgesetzter bzw. die Lagerleitung,
Brandschutz (Fluchtwege, Sammelplatz, Umgang mit gelagerten E-Bike-Akkus) – Brandschutzhelfer*in oder Bastian Ludwig,
Informationssicherheit (Passwort und MFA, gefälschte Lieferantenrechnungen und „neue Bankverbindungen“ erkennen) – Cem Sarıkaya,
Datenschutz beim Umgang mit Lieferanten- und Personendaten – Datenschutzbeauftragte*r bzw. Cem Sarıkaya,
ergonomische Bildschirmarbeit mit der Bildschirmlupe – Bastian Ludwig gemeinsam mit der IT.
g) Bei der Vorbereitung bemerkt Cem Sarıkaya, dass das Konto rhennig von Rainer Hennig noch aktiv ist und Mitglied der Gruppe „Buchhaltung-Zahlungsfreigabe“ ist. Herr Hennig ist seit dem 30.06.2026 im Ruhestand. Erläutere das Risiko und beschreibe drei Maßnahmen für einen geregelten Austrittsprozess. (6 Punkte)
Risiko (2 P): Das verwaiste Konto hat weitreichende Rechte (Zahlungsfreigaben), wird aber von niemandem genutzt oder überwacht. Wird das Passwort erraten oder bei einem anderen Dienst erbeutet, könnten Angreifende unbemerkt Zahlungen freigeben oder Daten abziehen; auch eine missbräuchliche Nutzung durch Herrn Hennig selbst wäre möglich. Dass seine Prokura widerrufen wurde, ändert an den IT-Rechten nichts.
Maßnahmen (4 P: je Maßnahme 1 P, 1 P für eine nachvollziehbare Beschreibung; drei der folgenden):
Die Personalabteilung meldet jeden Austritt mit Datum über einen festen Prozess (z. B. automatisches Ticket) an die IT; das Konto wird zum Austrittstag gesperrt und nach einer festgelegten Frist gelöscht.
Alle Gruppenmitgliedschaften, Fernzugänge, Token und Zertifikate werden entfernt bzw. widerrufen; gemeinsam genutzte Passwörter werden geändert.
Postfach und Dateien werden nach Regeln an die Nachfolge übergeben oder gelöscht (Datenschutz).
Hardware, Transponder und Schlüssel werden mit Rückgabeprotokoll eingesammelt und im Zutrittssystem gesperrt.
Vollmachten werden widerrufen und Prokura im Handelsregister gelöscht; Banken und wichtige Geschäftspartner werden informiert.
Regelmäßige Überprüfung (Rezertifizierung) aller Konten und Gruppen, z. B. halbjährlich durch die Vorgesetzten, damit vergessene Konten auffallen.
Links und weitere Informationen
zum Artikel: Vollmachten, Stellenbeschreibung und Onboarding: Wer darf im Unternehmen was?
zum Weiterüben: Übungsaufgaben zur Aufbauorganisation
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