Übungsaufgaben zur Beschaffung

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Erstelle neue Übungsaufgaben zum Thema „Beschaffung“.

Bauplan: Halte Dich an Aufbau, Kompetenzstufen, Operatoren,
Anforderungsbereiche, Punkte und Zeitschätzung, die im Artikel
https://oer-informatik.de/aufgaben-aufbau beschrieben sind.

Fachliche Grundlage:
- https://oer-informatik.de/beschaffung
- https://oer-informatik.de/bezugskalkulation
- https://oer-informatik.de/nutzwertanalyse-make-or-buy
- https://oer-informatik.de/vertragsstoerungen
- Stilbeispiel: https://oer-informatik.de/beschaffung-uebungsaufgaben

Die Aufgaben sollen Inhalte zu diesen Schlagwörtern abdecken:
- Beschaffung
- Beschaffungsprozess
- Ausschreibung
- Lieferantenauswahl
- Sourcing
- E-Procurement
- ABC-Analyse

Kompetenzstufe: Kernkompetenz (alternativ: Basiskompetenz, Profilkompetenz, Expertise)
Anzahl: 1 Aufgabe mit Teilaufgaben
Bearbeitungszeit in Minuten ca.: <5 bis 30 min>
Szenario: eines der Szenarien aus dem Bauplan

Vorgehen:
1. Lies zuerst die verlinkten Artikel. Kannst Du keine Webseiten
   abrufen, sag mir das, statt zu raten.
2. Steht bei einer Angabe noch ein Platzhalter in <…>, frag mich
   zuerst danach. Richte Punkte und Zahl der Teilaufgaben nach der
   Bearbeitungszeit (ca. 0,9 min je Punkt).
3. Gib je Aufgabe Titel mit Kompetenzstufe, Ausgangssituation und
   Teilaufgaben mit Operator und Punktzahl aus, dazu die geschätzte
   Bearbeitungszeit.
4. Gib die Beispiellösungen mit Punkteverteilung erst aus, wenn ich
   danach frage.

1. Auftragswert schätzen und Verfahrensart festlegen
2. Bekanntmachung auf der Vergabeplattform veröffentlichen
3. Rückfragen der Bieter beantworten
4. Angebote nach Ablauf der Frist öffnen und auf Vollständigkeit prüfen
5. ergänzt: Angebote werten – zuerst die Eignung der Bieter prüfen, dann die verbliebenen Angebote nach den bekannt gemachten Zuschlagskriterien bewerten
6. Zuschlag erteilen und die unterlegenen Bieter informieren

Gestrichen: Der Wareneingang mit Abnahmeprotokoll gehört zur Abwicklung der Lieferung und liegt nach der Bestellung.

(2 Punkte für die Reihenfolge, bei einer Vertauschung 1 Punkt Abzug; 1 Punkt für die Streichung, 1 Punkt für den ergänzten Schritt)

Je Lücke 2 Punkte (Lücke 1 Punkt, Folge 1 Punkt), z. B.:

• Leistungsumfang unvollständig: Montage, Einrichtung im Monitor-VLAN, Software zur Inhaltsverwaltung und die vierjährige Wartung fehlen. Die Bieter kalkulieren nur die Geräte; die Angebote decken den Bedarf nicht und müssten teuer nachverhandelt werden. Auch das Preisblatt mit reinem Stückpreis passt dann nicht.
• Keine Zuschlagskriterien mit Gewichtung: Ohne vorher bekannt gemachte Kriterien bleibt nur der Preis als Maßstab; Energieverbrauch oder Service dürfen nachträglich nicht mehr berücksichtigt werden, weil das die Bieter ungleich behandeln würde.
• Keine Eignungsanforderungen und Nachweise: Die Schul-IT OWL kann einen Bieter ohne Erfahrung oder mit Zahlungsproblemen kaum ausschließen.
• Kein Liefer- und Fertigstellungstermin: Die Monitore könnten erst nach den Sommerferien 2027 hängen.
• Keine Vertragsbedingungen (Abnahme, Gewährleistung, Reaktionszeiten, Zahlung, Bindefrist) und keine Angaben zu Form und Weg der Angebotsabgabe: Streit über Mängel oder ungültige Angebote wird wahrscheinlicher.

Je Bieter 2 Punkte (Entscheidung 1 Punkt, Begründung 1 Punkt):

• Medienwand Detmold: wird nicht gewertet. Trotz guter Referenzen fehlt die Zuverlässigkeit: Nicht gezahlte Steuern sind ein Ausschlussgrund. Erst wenn die Rückstände beglichen oder eine Zahlungsvereinbarung getroffen ist, könnte das Unternehmen wieder berücksichtigt werden.
• Pixelpunkt: wird nicht gewertet. Für 60 Geräte samt Montage und vier Jahren Wartung fehlt die fachliche und technische Leistungsfähigkeit (keine Referenzen, eine Person); auch die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit für einen Auftrag dieser Größe ist nicht belegt.
• DisplayHandel Nord: wird gewertet. Das Unternehmen ist fachlich geeignet; dass ein Partnerbetrieb Montage und Einrichtung übernimmt, ist zulässig, weil er benannt ist und eigene Nachweise vorlegt. Der Sitz in Hamburg ist kein Ausschlussgrund – die Reaktionszeiten müssen aber über den Partner vor Ort gesichert sein.
• Systemhaus Weserbogen: wird nicht gewertet – nicht wegen fehlender Eignung, sondern aus formalen Gründen: Das Angebot kam zu spät und nicht über die Vergabeplattform. Würde es trotzdem gewertet, wären die pünktlichen Bieter benachteiligt.

Geg.: 60 Stück zu 1.450 €, Software 4.800 €, Wartung 5.400 €/Jahr für 4 Jahre, Schwellenwert 216.000 €

Ges.: geschätzter Auftragswert W

W = 60 \cdot 1.450\,€ + 4.800\,€ + 4 \cdot 5.400\,€ = 87.000\,€ + 4.800\,€ + 21.600\,€ = \underline{\underline{113.400\,€}}

(2 Punkte; die Wartung zählt über die ganze Laufzeit mit.)

Der Auftragswert liegt unter dem Schwellenwert von 216.000 €. Eine europaweite Ausschreibung ist nicht vorgeschrieben; es gelten die nationalen Vergaberegeln. (1 Punkt)

Der Zuschlag geht an das wirtschaftlichste Angebot. Dazu werden nur die Angebote geeigneter Bieter mit den Zuschlagskriterien bewertet, die vorher in der Ausschreibung samt Gewichtung bekannt gemacht wurden, z. B. Preis 50 %, Energieverbrauch 20 %, Service und Reaktionszeit 30 %. (2 Punkte)

Grund: Ein billiges Gerät mit hohem Stromverbrauch oder schlechtem Service kann über vier Jahre teurer werden und den Schulbetrieb stören; die vorab festgelegten Kriterien sorgen außerdem für Gleichbehandlung und Nachvollziehbarkeit. (1 Punkt)

Supportstunden im Jahr: 52 \cdot 2 \cdot 14\,\text{h} = 1.456\,\text{h} (1 Punkt)

(je Anbieter 1 Punkt)

Je Grund 2 Punkte (Grund 1 Punkt, Bezug zu den Daten 1 Punkt), z. B.:

• Sprache: Bei Bayside Helpdesk sprechen nur 2 von 18 Beschäftigten Deutsch. Ein großer Teil der Anfragen kommt auf Deutsch, darunter Meldungen über belästigende Profile; Missverständnisse kosten Vertrauen in die App.
• Datenschutz und Nachweise: Bayside hat keine Zertifizierung, und die Daten gingen in ein Drittland. Neben der einmaligen Prüfung bleibt ein Restrisiko, das bei einem Datenschutzvorfall teurer werden kann als die Ersparnis.
• Erfahrung: Kundenservice für einen Elektronikshop ist etwas anderes als Community-Support mit Profilprüfung; Atlântico kennt Dating- und Event-Apps.
• Bindung: Die 24 Monate Mindestlaufzeit machen einen Fehlgriff doppelt so lange wirksam – genau das ist mit der früheren Agentur passiert.

Empfehlung (1 Punkt), z. B.: Atlântico Support. Das Team spricht Deutsch, hat passende Referenzen und ISO/IEC 27001, sitzt in der EU und ist trotzdem 8.555,20 € günstiger als Teuto-Service. Eine begründete Wahl von Teuto-Service (Nähe, Deutsch als Arbeitssprache) ist ebenfalls richtig.

Datenschutz (2 Punkte): Portugal liegt in der EU, dort gilt die DSGVO unmittelbar; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung genügt. Die Philippinen sind ein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss der EU. Personenbezogene Daten dürfen dorthin nur mit zusätzlichen Garantien übermittelt werden, z. B. Standardvertragsklauseln, und Let’s Meet muss prüfen, ob die Daten dort tatsächlich ausreichend geschützt sind. Dr. Marta Kowalczyk sollte deshalb vor der Entscheidung beteiligt werden.

Umsatzsteuer (2 Punkte): Atlântico erbringt als Unternehmen aus einem anderen EU-Staat eine Dienstleistung an ein deutsches Unternehmen. Die Leistung gilt als in Deutschland erbracht, und Let’s Meet schuldet die Umsatzsteuer selbst (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, „Reverse Charge“). Die Rechnung kommt ohne deutsche Umsatzsteuer und mit einem entsprechenden Hinweis; die Buchhaltung meldet die Steuer an und kann sie in der Regel zugleich als Vorsteuer abziehen.

Das Ziel „niedriger Preis“ steht im Konflikt mit dem Ziel „richtige Qualität“: Ein sehr günstiger Anbieter spart häufig an Schulung und Personal, sodass Meldungen schlechter bearbeitet werden – genau das, was beim letzten Dienstleister zum Streit führte. Auch die „richtige Zeit“ konkurriert mit der Qualität: Wer schnell vergibt, hat weniger Zeit, Referenzen zu prüfen und einen Test durchzuführen. Let’s Meet muss die Ziele gewichten, z. B. Qualität und Datenschutz höher als den Preis. (3 Punkte für einen schlüssig erläuterten Zielkonflikt)

26. B.: Alle Anbieter erhalten dieselben Unterlagen und Antworten auf Rückfragen gleichzeitig, und ihre Angebote kommen in einem einheitlichen Format an. Clara Neumann kann sie direkt nebeneinander auswerten, statt Zahlen aus E-Mails abzutippen; das spart Zeit, vermeidet Fehler und macht die Entscheidung nachvollziehbar. (2 Punkte; andere Vorteile wie Transparenz, Automatisierung, Fristenüberwachung sind ebenfalls richtig)

1. (je Weg 3 Punkte)

• Ersparnis je Tracker: 59{,}76\,€ - 52{,}85\,€ = 6{,}91\,€, bei 100 Stück 691{,}00\,€ (1 Punkt)
• durchschnittlicher Lagerwert: 50 \cdot 52{,}85\,€ = 2.642{,}50\,€ (1 Punkt)
• Lagerkosten für 2,5 Monate: 2.642{,}50\,€ \cdot 1{,}5\,\% \cdot 2{,}5 \approx 99{,}09\,€ (1 Punkt)
• Ersparnis nach Lagerkosten: 691{,}00\,€ - 99{,}09\,€ = \underline{\underline{591{,}91\,€}} (1 Punkt)

Kleine Abweichungen durch Rundung sind in Ordnung.

Risiko Vorratskauf beim Hersteller (2 Punkte), z. B.: Die Vorkasse bindet 5.285 € Kapital, bevor ein einziges Set verkauft ist. Bringt der Hersteller ein Nachfolgemodell oder läuft der Absatz schlechter als geplant, bleiben Tracker liegen, deren Akkus altern. Wegen 15 Arbeitstagen Lieferzeit muss rechtzeitig nachbestellt werden; Reklamationen laufen über einen Hersteller im Ausland.

Risiko der bisherigen Praxis (2 Punkte), z. B.: CSB-Rad hängt am Lagerbestand des Distributors. Ist er leer wie im Herbst 2026, warten Kund*innen wochenlang, geplante Einbauten bei der Inspektion fallen aus, und Kundschaft wandert ab. Außerdem zahlt CSB-Rad je Tracker rund 7 € mehr.

Empfehlung (2 Punkte), z. B.: Die Tracker künftig auf Vorrat beim Hersteller kaufen. Der Tracker steckt in jedem Set, der Absatz von rund 40 Sets im Monat ist planbar, und selbst nach Lagerkosten bleiben knapp 600 € je 100 Stück. Nachbestellt wird über einen Meldebestand: Bei etwa 2 Sets je Arbeitstag und 15 Arbeitstagen Lieferzeit z. B. bei 30 Stück plus Sicherheitsbestand. Der Distributor bleibt als Reserve für Spitzen im Sommer. Eine andere schlüssig begründete Empfehlung ist ebenfalls richtig.

Je Aussage 1 Punkt für die Strategie, 1 Punkt für Vorteil oder Risiko, z. B.:

(3 Punkte) Single Sourcing ist bei den Schlössern fachlich kaum vermeidbar: Nur die Lipper SchließTec verwaltet die Schließungscodes, Nachbestellungen mit gleichem Schlüssel wären bei einem anderen Hersteller nicht möglich. Vorteile sind eingespielte Abläufe und gute Konditionen. Das Risiko ist die hohe Abhängigkeit: Fällt der Lieferant aus oder erhöht er die Preise, kann CSB-Rad keine Sets mehr liefern. CSB-Rad sollte deshalb einen Rahmenvertrag mit Lieferzeiten und Preisbindung, einen Sicherheitsbestand an Schlössern und eine Regelung für die Herausgabe der Schließungsdaten im Notfall vereinbaren. (1 Punkt für Begründung, warum Single Sourcing hier sinnvoll ist, 1 Punkt für das Risiko, 1 Punkt für eine Maßnahme bzw. ein Fazit)

Je Quelle 1 Punkt, je Begründung 1 Punkt, z. B.:

• im Unternehmen: Lieferantenstammdaten und Bestellhistorie im Warenwirtschaftssystem – vorhandene Lieferanten von Schrauben und Halterungen sind schon geprüft und liefern zu bekannten Konditionen; oder die Erfahrung der Werkstatt bzw. des Fertigungspartners Rahmenwerk OWL, die solche Teile täglich verbauen.
• außerhalb: B2B-Marktplatz für Industriebedarf (Händler für Gewerbekunden, Staffelpreise, Datenblätter), Branchen- oder Firmenverzeichnisse, Fachmesse oder Fachzeitschriften der Fahrradbranche, Anfrage beim Hersteller des Trackers, ob er passende Halterungen liefert.

Je Schwachstelle 2 Punkte (Funktion 1 Punkt, Wirkung im Fall 1 Punkt), z. B.:

• Kauf am Rahmenvertrag vorbei: Im System stehen elektronische Kataloge der Vertragslieferanten mit den verhandelten Preisen. Wer Zubehör braucht, bestellt dort; Käufe in anderen Shops sind nicht mehr vorgesehen, der Rahmenrabatt wird genutzt.
• Doppelter Lizenzkauf: Alle Bestellanforderungen laufen zentral im System; vorhandene Lizenzen und offene Bestellungen sind sichtbar, gleiche Bedarfe können gebündelt werden.
• Bezahlte Teillieferung: Das System gleicht Bestellung, Wareneingang und Rechnung ab und sperrt die Zahlung, solange die Mengen nicht übereinstimmen.
• Fehlender Überblick über Ausgaben: Auswertungen je Lieferant und Warengruppe stehen jederzeit auf Knopfdruck bereit.
• Liegengebliebene Freigaben: Ein Freigabe-Workflow mit Betragsgrenzen und Vertretungsregel leitet Anforderungen automatisch weiter; kleine Beträge werden ohne Geschäftsführung freigegeben, Freigaben gehen auch mobil.

Je Form 1 Punkt für die Beschreibung, 1 Punkt für die passende Zuordnung, z. B.:

• Katalogsystem im eigenen Unternehmen (Desktop Purchasing): Kataloge ausgewählter Lieferanten mit verhandelten Preisen sind im eigenen System hinterlegt; Mitarbeitende bestellen selbst, die Freigabe läuft automatisch. Geeignet für Bürobedarf und Standard-Zubehör wie Mäuse, Headsets, Kabel.
• E-Shop des Lieferanten: Bestellung im Onlineshop des Lieferanten mit Firmenkonto und Kundenpreisen. Geeignet für Notebooks beim Systemhaus am Kesselbrink oder Lizenzen beim Hersteller.
• B2B-Marktplatz: Plattform mit vielen Anbietern; Preise und Lieferzeiten werden verglichen. Geeignet für selten gekaufte Artikel wie Testgeräte oder Messe-Material, für die es keinen festen Lieferanten gibt.
• E-Sourcing bzw. Online-Ausschreibung: Anfragen und Angebote werden über eine Plattform abgewickelt und ausgewertet. Geeignet für größere Dienstleistungen wie Hosting oder externen Support.
• E-Auktion: Lieferanten unterbieten sich online. Geeignet für gut beschreibbare, größere Mengen, z. B. 30 gleiche Monitore.

Je Vorhaben 1 Punkt für die Anfrageart, 1 Punkt für die Begründung:

1. RFI: Der Markt ist noch unbekannt. Eine offene Anfrage an viele Anbieter klärt, welche Lösungen, Referenzen und Datenschutzbedingungen es gibt; das Ergebnis ist eine Vorauswahl.
2. RFP: Die Anforderungen stehen, der Lösungsweg nicht. Die ausgewählten Anbieter entwickeln selbst ein Konzept mit Vorgehen und Preis, Let’s Meet vergleicht die Vorschläge.
3. RFQ: Typ, Menge und Termin sind genau festgelegt; es geht nur noch um Preis, Lieferzeit und Konditionen.

26. B. (je beschriebener Änderung 1 Punkt, höchstens 4 Punkte):

• Die freigegebene Bestellung geht ohne E-Mail und ohne Abtippen direkt in das System des Systemhauses.
• Auftragsbestätigung, Liefertermin und Versandstatus kommen automatisch zurück und hängen an der Bestellung; Rückfragen per Telefon entfallen.
• Die XRechnung ist ein strukturierter Datensatz: Das System liest sie ohne Erfassung ein und gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab.
• Stimmt alles überein, wird die Zahlung vorgeschlagen; Clara Neumann muss nur noch Abweichungen prüfen. Weil die Rechnung schneller bearbeitet ist, kann Let’s Meet häufiger Skonto nutzen.
• Weniger Übertragungsfehler, und alle Belege sind digital am Vorgang abgelegt.

Der Weg der Bestellung als Sequenzdiagramm:

ea) Je Ziel 1 Punkt, z. B.: Liefer- und Leistungsqualität der Lieferanten sichtbar und vergleichbar machen; gute Lieferanten binden und bessere Konditionen verhandeln; schwache Lieferanten erkennen und ersetzen; Risiken (z. B. Ausfall des Hostings) früh erkennen; Grundlage für künftige Auswahlentscheidungen.

eb) Je Prüffrage 1 Punkt, z. B.:

ec) Gesamtwert: 80.000\,€ (1 Punkt für Gesamtwert und Anteile, 2 Punkte für Sortierung und Kumulierung, 2 Punkte für die Klassen)

Drei von acht Lieferanten (37,5 %) stehen für 74,5 % des Einkaufswerts.

ed) Bei den A-Lieferanten fließt fast drei Viertel des Geldes; dort bringen Verhandlungen, Rahmenverträge und eine genaue Bewertung den größten Nutzen, und ein Ausfall (Hosting, Hardware) träfe Let’s Meet am stärksten. (1 Punkt) Für C-Lieferanten lohnt sich wenig Aufwand: z. B. Bürobedarf über den Katalog im E-Procurement-System bündeln oder nur eine vereinfachte Bewertung durchführen. (1 Punkt)