Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm und Personaleinsatzplan
https://bildung.social/@oerinformatik/
https://oer-informatik.de/projektstrukturplan-gantt
Projektmanagement, Projektstrukturplan, Arbeitspaket, Gantt-Diagramm, Personaleinsatzplan, Vorgangsliste, Meilenstein, Rückwärtsplanung, DIN 69901-5
tl/dr; (ca. 26 min Lesezeit): Ein Projekt wird planbar, wenn Du drei Fragen beantwortest: Was ist zu tun, wann wird es getan und wer tut es? Der Projektstrukturplan zerlegt das Projekt in Teilaufgaben und Arbeitspakete, das Gantt-Diagramm legt die Vorgänge auf eine Kalenderachse und der Personaleinsatzplan verteilt die Arbeit auf die Beteiligten. Der Artikel zeigt an einem durchgehenden Beispiel, wie Du einen Projektstrukturplan ergänzt, ein Gantt-Diagramm vorwärts und rückwärts erstellst, Wochenenden und Schließtage berücksichtigst und einen Personaleinsatzplan mit bereits verplanten Tagen vervollständigst [AI-Assisted]. (Zuletzt geändert am 22.10.2026)
Dieser Artikel ist Teil einer Artikelreihe über Projektmanagement: Vorbereitung eines Projekts / Projektorganisation / Projektstrukturplan und Gantt-Diagramm / Netzplan / Übungsaufgaben zu Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm und Personaleinsatz
Schon fit in diesem Thema? Nutze die Kann-Liste und die Leitfragen unter dem Artikel als Checkliste, ob Du die relevanten Kompetenzen bereits hast.
Als Projektplanungs-Grundlagen kann ich nach Durchlesen des Artikels…
… die Ebenen eines Projektstrukturplans (Projekt, Teilaufgaben, Arbeitspakete) benennen und einen vorgegebenen Projektstrukturplan mit einer ungeordneten Liste von Arbeitspaketen sinnvoll ergänzen.
… objekt-, funktions-, phasen- und gemischtorientierte Projektstrukturpläne unterscheiden und Arbeitspakete mit einem PSP-Code nummerieren.
… Informationen nennen, die ein Gantt-Diagramm liefert, und den Projektstrukturplan, das Gantt-Diagramm und den Netzplan voneinander abgrenzen.
… aus einer Vorgangsliste mit Dauer und Vorgängern ein Gantt-Diagramm in frühestmöglicher Lage erstellen und dabei Wochenenden, Feiertage und Schließtage berücksichtigen.
… einen Grobplan in Kalenderwochen mit Meilensteinen zeichnen.
… ausgehend von einem festen Endtermin im Gantt-Diagramm rückwärts den spätesten Projektbeginn ermitteln.
… einen Personaleinsatzplan mit bereits verplanten Tagen vervollständigen und daraus das Gantt-Diagramm des Projekts ableiten.
Darüber hinaus kann ich als Projektplanungs-Expertenwissen…
… Abhängigkeiten und Puffer im Gantt-Diagramm einzeichnen und die Auswirkung einer Verzögerung auf das Projektende beurteilen.
… begründen, warum Personalengpässe ein Projekt verlängern, und Vorschläge zur Umverteilung von Aufgaben bewerten.
Ein Projekt ist geplant, wenn drei Fragen beantwortet sind: Was ist zu tun? Wann wird es getan? Wer tut es? Für jede dieser Fragen gibt es ein bewährtes Planungswerkzeug:
| Frage | Werkzeug | Ergebnis |
|---|---|---|
| Was ist zu tun? | Projektstrukturplan (PSP) | vollständige, hierarchische Gliederung aller Aufgaben bis zu den Arbeitspaketen |
| In welcher Reihenfolge? | Vorgangsliste, Netzplan | Dauer, Abhängigkeiten, Puffer, kritischer Pfad |
| Wann genau? | Gantt-Diagramm (Balkenplan) | Termine der Vorgänge auf einer Kalenderachse |
| Wer macht es? | Personaleinsatzplan | Verteilung der Arbeitstage auf die Beteiligten |
Als durchgehendes Beispiel dient die Einrichtung eines neuen Schulungsraums an einem Berufskolleg: Möbel, Netzwerk, zwölf Arbeitsplatz-PCs und ein Beamer sollen bis zur Abnahme durch die Fachbereichsleitung fertig sein. Dasselbe Beispiel nutzt auch der Artikel zum Netzplan – dort findest Du die Berechnung der Puffer und der kritischen Pfade.
Was ist zu tun? Der Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan (PSP, englisch work breakdown structure, WBS) ist nach DIN 69901-5 die vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente der Projektstruktur. Er beantwortet ausschließlich die Frage, was zu tun ist – nicht, in welcher Reihenfolge, wie lange oder von wem. Weil er die Grundlage für alle weiteren Pläne ist, gilt er als „Plan der Pläne“.
Die Ebenen eines Projektstrukturplans
Ein PSP wird als Baum gezeichnet, meist von oben nach unten:
Ebene 1 – Projekt: Ganz oben steht genau ein Kasten mit dem Projektnamen. Darauf kommt es an: Der Projektname gehört in den obersten Kasten, nicht eine Phase oder eine Tätigkeit.
Mittlere Ebene(n) – Teilaufgaben: Darunter wird das Projekt in Teilaufgaben (auch Teilprojekte oder Hauptaufgaben) zerlegt, zum Beispiel „Planung“, „Beschaffung“, „Installation“. Bei großen Projekten kann es mehrere Ebenen von Teilaufgaben geben.
Unterste Ebene – Arbeitspakete: Ein Arbeitspaket ist ein Element, das nicht weiter zerlegt wird. Es hat ein überprüfbares Ergebnis, lässt sich in Aufwand, Dauer und Kosten schätzen und wird genau einer verantwortlichen Person oder Stelle übertragen. Aus den Arbeitspaketen werden später die Vorgänge der Vorgangsliste.
Teilaufgaben werden meist mit einem Substantiv benannt („Beschaffung“), Arbeitspakete mit Substantiv und Verb („Angebote vergleichen“). So siehst Du schon am Namen, auf welche Ebene ein Element gehört.
Zwei Regeln helfen beim Prüfen:
100-Prozent-Regel: Die Elemente unter einem Kasten beschreiben zusammen den gesamten Inhalt dieses Kastens – nicht mehr und nicht weniger. Was im PSP fehlt, wird im Projekt vergessen.
Eindeutigkeit: Jedes Arbeitspaket steht genau einmal im Baum. Ein Arbeitspaket, das scheinbar zu zwei Teilaufgaben gehört, ordnest Du der Teilaufgabe zu, in der sein Ergebnis entsteht.
Beispiel: phasenorientierter PSP für den Schulungsraum
Die Nummern vor den Namen sind der PSP-Code. Er macht jedes Element eindeutig ansprechbar, etwa in der Vorgangsliste, in Zeiterfassung oder Kostenrechnung. Üblich ist ein dezimaler (sprechender) Code: Teilaufgaben werden durchnummeriert (1, 2, 3, …), Arbeitspakete erhalten die Nummer ihrer Teilaufgabe und eine eigene laufende Nummer (3.4 ist das vierte Arbeitspaket der Teilaufgabe 3). Das Projekt selbst hat in diesem Schema keine Nummer oder die 0.
Die Orientierung: nach Phasen, Objekten oder Funktionen gliedern
Für dieselben Arbeitspakete gibt es mehrere sinnvolle Bäume. Entscheidend ist, wonach Du auf der Ebene der Teilaufgaben gliederst:
phasenorientiert (ablauforientiert): Teilaufgaben sind die zeitlichen Phasen des Projekts, zum Beispiel Planung, Beschaffung, Realisierung, Abschluss (Beispiel oben). Typisch für Projekte, die nach einem Vorgehensmodell ablaufen.
objektorientiert (produktorientiert): Teilaufgaben sind die Bestandteile des Ergebnisses, zum Beispiel Möbel, Netzwerk, Arbeitsplatz-PCs, Präsentationstechnik (Beispiel unten), bei Software etwa die Module.
funktionsorientiert (verrichtungsorientiert): Teilaufgaben sind Tätigkeitsarten oder Fachabteilungen, zum Beispiel Einkauf, Elektroarbeiten, IT-Administration, Hausmeisterdienst.
gemischtorientiert: Auf derselben Ebene werden die Gliederungsprinzipien kombiniert, etwa „Planung“ und „Abschluss“ als Phasen, dazwischen „Netz“ und „Präsentationstechnik“ als Objekte. In der Praxis sehr häufig.
Arbeitspakete, die zu keinem Bestandteil allein gehören – hier „Bedarf ermitteln“, „Angebote vergleichen“, „Abnahme“ und „Lehrkräfte einweisen“ –, sammelt ein objektorientierter PSP meist in einer eigenen Teilaufgabe „Projektmanagement“. Nur so enthält auch dieser Baum alle Arbeitspakete und erfüllt die 100-Prozent-Regel.
Einen vorgegebenen PSP ergänzen
In Aufgaben ist der PSP oft teilweise vorgegeben, und Du erhältst eine alphabetisch sortierte Liste von Elementen. Die alphabetische Sortierung verrät absichtlich nichts über die Struktur. So gehst Du vor:
Projektnamen in den obersten Kasten schreiben.
Teilaufgaben in der Liste finden: Elemente, unter die sich mehrere andere einordnen lassen (oft Substantive wie „Beschaffung“). Vorgegebene Teilaufgaben verraten das Gliederungsprinzip: Sind „Beschaffung“ und „Realisierung“ vorgegeben, ist der PSP phasenorientiert, und die fehlenden Teilaufgaben sind ebenfalls Phasen – meist in zeitlicher Reihenfolge von links nach rechts.
Arbeitspakete zuordnen: Für jedes übrige Element fragen: In welcher Teilaufgabe entsteht sein Ergebnis? „Angebote vergleichen“ und „Bestellung“ gehören zur Beschaffung, „Installation“ und „Probebetrieb“ zur Realisierung.
Prüfen: Ist jedes Element genau einmal verwendet? Passen Anzahl und Lage der leeren Kästen? Eine Teilaufgabe ohne Arbeitspakete ist erlaubt, wenn sie selbst schon ein Arbeitspaket ist (etwa „Planung“ in einem kleinen Projekt).
Oft sind mehrere Zuordnungen fachlich vertretbar. Begründbare Zuordnungen sind richtig – unlogische (eine Bestellung unter „Abschluss“) nicht.
Projektstrukturplan oder Netzplan?
Beide Pläne bestehen aus Kästen und Linien und werden deshalb gern verwechselt:
| Merkmal | Projektstrukturplan | Netzplan |
|---|---|---|
| Frage | Was ist zu tun? | In welcher Reihenfolge, wann frühestens und spätestens? |
| Aufbau | Hierarchie (Baum, Ebenen) | Ablauf (Knoten mit Pfeilen von Vorgänger zu Nachfolger) |
| Linien bedeuten | „ist Teil von“ | „muss vorher abgeschlossen sein“ |
| Zeitangaben | keine | Dauer, FAZ, FEZ, SAZ, SEZ, Puffer |
| Elemente | Projekt, Teilaufgaben, Arbeitspakete | nur Vorgänge (aus den Arbeitspaketen abgeleitet) |
| kritischer Pfad | nicht erkennbar | erkennbar |
| Zeitpunkt | zuerst | danach, auf Basis des PSP |
Vom Arbeitspaket zum Vorgang
Aus den Arbeitspaketen wird eine Vorgangsliste: Jeder Vorgang erhält eine Kennung, eine Dauer in Arbeitstagen und seine Vorgänger. Für den Schulungsraum sieht sie so aus (einige Arbeitspakete wie „Angebote vergleichen“ sind hier schon erledigt, „Möbel bestellen“ und „Möbel aufbauen“ sind zum Vorgang B zusammengefasst, und „Lehrkräfte einweisen“ folgt erst nach der Abnahme):
| Vorgang | Bezeichnung | Dauer (AT) | Vorgänger |
|---|---|---|---|
| A | Raum planen | 2 | – |
| B | Möbel liefern und aufbauen | 4 | A |
| C | Netzwerkkabel verlegen | 2 | A |
| D | PCs beschaffen | 6 | – |
| E | Netzwerk durchmessen | 1 | C |
| F | PCs aufstellen und anschließen | 2 | B, D, E |
| G | Beamer montieren | 1 | B |
| H | Software installieren | 3 | F |
| I | Abnahme | 1 | G, H |
Wie Du daraus einen Netzplan mit Puffern und kritischen Pfaden berechnest, zeigt der Artikel zum Netzplan. Für das Gantt-Diagramm genügt die Vorgangsliste.
Wann wird es getan? Das Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm (Balkenplan, benannt nach dem US-Ingenieur Henry L. Gantt, der es in den 1910er-Jahren bekannt machte) stellt die Vorgänge als Zeilen und die Zeit als Spalten dar. Jeder Arbeitstag eines Vorgangs wird markiert – auf Papier meist mit einem X oder dem Kennbuchstaben des Vorgangs, in Planungsprogrammen als durchgehender Balken.
Was ein Gantt-Diagramm zeigt
Einem Gantt-Diagramm kannst Du entnehmen:
alle Vorgänge des Projekts,
Start- und Endtermin jedes Vorgangs,
die Dauer jedes Vorgangs,
welche Vorgänge gleichzeitig laufen (Überschneidungen) und wie lange,
Start- und Endtermin des gesamten Projekts,
arbeitsfreie Tage (Wochenenden, Feiertage, Schließtage),
Meilensteine und – wenn eingetragen – die beteiligten Personen.
Seine Stärke ist die anschauliche Terminübersicht: Auch Auftraggeber*innen ohne Projektmanagement-Kenntnisse sehen sofort, was wann passiert. Ein einfacher Balkenplan zeigt dagegen nicht, welcher Vorgang auf welchen wartet, wie viel Puffer ein Vorgang hat und welche Vorgänge kritisch sind. Diese Informationen liefert der Netzplan. Moderne Planungsprogramme zeichnen beides in einem Diagramm: Balken plus Abhängigkeitspfeile.
Ein Gantt-Diagramm vorwärts erstellen
Beginnt das Projekt am Montag, 02.11.2026, und wird nur montags bis freitags gearbeitet, gehst Du so vor:
Kalenderachse anlegen: Spalten für alle Kalendertage mit Wochentag und Datum; Wochenenden, Feiertage und Schließtage grau markieren.
Startvorgänge eintragen: Vorgänge ohne Vorgänger (hier A und D) beginnen am ersten Arbeitstag. A belegt 2, D 6 Arbeitstage.
Nachfolger eintragen: Ein Vorgang beginnt am ersten Arbeitstag, nachdem alle seine Vorgänger beendet sind. F wartet auf B (endet Mo 09.11.), D (endet Mo 09.11.) und E (endet Fr 06.11.) – also beginnt F am Di 10.11.
Arbeitsfreie Tage überspringen: Fällt ein Vorgang über ein Wochenende, zählst Du nur die Arbeitstage. B dauert 4 Arbeitstage: Mi, Do, Fr und – nach dem Wochenende – Mo.
Kontrollieren: Stimmt die Zahl der markierten Tage je Zeile mit der Dauer überein? Beginnt kein Vorgang vor dem Ende eines Vorgängers?
Das Projekt endet in frühestmöglicher Lage am Dienstag, 17.11.2026 – nach 12 Arbeitstagen, aber 16 Kalendertagen. Genau diese Umrechnung von Arbeits- in Kalendertage ist die Aufgabe des Gantt-Diagramms; der Netzplan rechnet nur in Arbeitstagen.
Abhängigkeiten und Puffer im Gantt-Diagramm
Zeichnest Du zusätzlich Pfeile vom Ende jedes Vorgängers zum Beginn seines Nachfolgers ein, wird der Ablauf sichtbar:
Jetzt siehst Du auch die Puffer: Zwischen dem Ende von G (Di 10.11.) und dem Beginn von I (Di 17.11.) liegen vier freie Arbeitstage – G könnte sich um vier Tage verschieben, ohne das Projektende zu gefährden. C und E teilen sich einen Tag Puffer: E endet am Fr 06.11., F beginnt erst am Di 10.11., dazwischen liegt ein freier Arbeitstag (Mo 09.11.). Die Vorgänge A, B, D, F, H und I haben dagegen keinen Puffer: Sie liegen auf den kritischen Pfaden, jede Verzögerung verschiebt das Projektende. Ob eine Verzögerung schadet, ist also immer eine Frage des Puffers – eine längere Dauer verschiebt das Projektende nicht „zwangsläufig“.
Meilensteine und Grobplanung in Kalenderwochen
Ein Meilenstein ist ein Ereignis ohne Dauer, an dem ein wichtiges Zwischenergebnis überprüft wird (etwa „Möbel aufgebaut“ oder „Sessionplan online“). Im Gantt-Diagramm wird er als Raute ◆ am betreffenden Tag eingezeichnet, nicht als Balken.
Für längere Projekte ist eine tagesgenaue Darstellung zu unübersichtlich. Dann arbeitest Du mit einem Grobplan in Kalenderwochen (KW): Jede Spalte ist eine Woche, markiert wird jede Woche, in der an einem Vorgang gearbeitet wird. Die Kalenderwochen zählen nach ISO 8601 (DIN 1355-1): Eine Woche beginnt am Montag, und KW 1 ist die Woche, die den ersten Donnerstag des Jahres enthält. Deshalb kann der 1. Januar noch zur letzten KW des Vorjahres gehören – 2027 beginnt KW 1 zum Beispiel erst am Montag, 04.01.2027.
Zum Vergleich mit dem tagesgenauen Gantt-Diagramm oben hier der Schulungsraum als Grobplan. Die beiden Meilensteine stehen als Raute in der Woche, in der sie erreicht werden:
Rückwärts planen: Wann müssen wir spätestens anfangen?
Oft ist nicht der Beginn, sondern der Endtermin vorgegeben: Die Abnahme des Schulungsraums soll spätestens am Freitag, 27.11.2026, stattfinden. Wann muss das Projekt spätestens beginnen?
Entscheidend sind die Vorgänge, die keinen Puffer haben – der längste Weg durch das Projekt, also der kritische Pfad. Im Beispiel ist das A → B → F → H → I mit 2 + 4 + 2 + 3 + 1 = 12 Arbeitstagen (der zweite kritische Pfad D → F → H → I ist ebenso lang und führt zum selben Ergebnis). Die Vorgänge mit Puffer musst Du für den spätesten Beginn nicht eintragen.
Letzten Vorgang (I) am Endtermin eintragen.
Davor lückenlos rückwärts den Vorgänger eintragen, Tag für Tag, und dabei Wochenenden und Feiertage überspringen.
Der am weitesten links markierte Tag ist der späteste Projektbeginn.
| Vorgang | Mo 09.11. |
Di 10.11. |
Mi 11.11. |
Do 12.11. |
Fr 13.11. |
Mo 16.11. |
Di 17.11. |
Mi 18.11. |
Do 19.11. |
Fr 20.11. |
Mo 23.11. |
Di 24.11. |
Mi 25.11. |
Do 26.11. |
Fr 27.11. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A Raum planen | X | X | |||||||||||||
| B Möbel liefern und aufbauen | X | X | X | X | |||||||||||
| F PCs aufstellen/anschließen | X | X | |||||||||||||
| H Software installieren | X | X | X | ||||||||||||
| I Abnahme | X |
Das Projekt muss spätestens am Donnerstag, 12.11.2026, beginnen. Zur Probe zählst Du die markierten Tage: 12 – passt zur Dauer des kritischen Pfads.
Wer macht es? Der Personaleinsatzplan
Bisher hat die Planung angenommen, dass für jeden Vorgang genug Personal bereitsteht. In der Wirklichkeit sind die Beteiligten aber auch in anderen Projekten, im Unterricht oder im Tagesgeschäft eingeplant. Der Personaleinsatzplan zeigt je Person (Zeilen) und Tag (Spalten), woran sie arbeitet.
Regeln beim Einplanen
Viele Aufgaben und Projekte arbeiten mit diesen Regeln:
Bereits verplante Tage sind markiert (oft geschwärzt, hier ■). An diesen Tagen steht die Person nicht zur Verfügung.
Ein Vorgang wird von allen zugeordneten Personen gemeinsam am selben Tag bearbeitet. Ist eine davon verplant, kann der Vorgang an diesem Tag nicht stattfinden.
Jede Person arbeitet pro Tag an höchstens einem Vorgang.
Ein Vorgang beginnt am frühestmöglichen Tag nach dem Ende seiner Vorgänger. Er darf – wenn nichts anderes gesagt ist – unterbrochen werden und an späteren freien Tagen weiterlaufen.
Konkurrieren zwei Vorgänge um dieselbe Person, plant man sie in der vorgegebenen Reihenfolge (meist alphabetisch nach Kennbuchstaben) ein.
Eingetragen wird der Kennbuchstabe des Vorgangs.
Beispiel: die zweite Woche im Schulungsraum
Die Vorgänge F bis I der zweiten Projektwoche sollen von drei Personen erledigt werden: Ayşe Kaya (IT-Technikerin des Schulträgers), Paul Neumann (Auszubildender Fachinformatik Systemintegration) und Fachbereichsleiterin Frau Lindner. B, D und E sind am Montag, 09.11.2026, abgeschlossen.
| Vorgang | Bezeichnung | Dauer (AT) | Vorgänger | Personen |
|---|---|---|---|---|
| F | PCs aufstellen und anschließen | 2 | (B, D, E erledigt) | Ayşe, Paul |
| G | Beamer montieren | 1 | (B erledigt) | Paul |
| H | Software installieren | 3 | F | Ayşe |
| I | Abnahme | 1 | G, H | Ayşe, Frau Lindner |
Ayşe ist am Do 12.11. bei einer anderen Schule, Paul am Di 10.11. in der Berufsschule, Frau Lindner am Di 17.11. auf einer Fortbildung:
| Name | Di 10.11. |
Mi 11.11. |
Do 12.11. |
Fr 13.11. |
Mo 16.11. |
Di 17.11. |
Mi 18.11. |
Do 19.11. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ayşe | ■ | |||||||
| Paul | ■ | |||||||
| Frau Lindner | ■ |
Jetzt planst Du die Vorgänge nacheinander ein:
F (Ayşe und Paul, 2 Tage): Am Di 10.11. fehlt Paul, am Mi 11.11. sind beide frei, am Do 12.11. fehlt Ayşe, am Fr 13.11. sind beide frei. F läuft also am Mi und Fr – mit Unterbrechung.
G (Paul, 1 Tag): Di 10.11. ist Paul verplant, Mi 11.11. arbeitet er an F, Do 12.11. ist er frei. G am Do 12.11.
H (Ayşe, 3 Tage, nach F): F endet Fr 13.11., also H am Mo 16.11., Di 17.11. und Mi 18.11.
I (Ayşe und Frau Lindner, nach G und H): H endet Mi 18.11., Frau Lindner ist am Do 19.11. frei. I am Do 19.11.
| Name | Di 10.11. |
Mi 11.11. |
Do 12.11. |
Fr 13.11. |
Mo 16.11. |
Di 17.11. |
Mi 18.11. |
Do 19.11. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ayşe | F | ■ | F | H | H | H | I | |
| Paul | ■ | F | G | F | ||||
| Frau Lindner | ■ | I |
Vom Personaleinsatzplan zum Gantt-Diagramm
Aus dem fertigen Personaleinsatzplan liest Du das Gantt-Diagramm spaltenweise ab: An jedem Tag, an dem ein Kennbuchstabe bei mindestens einer Person steht, findet der Vorgang statt. Jeder Vorgangstag wird im Gantt-Diagramm nur einmal markiert, auch wenn mehrere Personen daran arbeiten.
| Vorgang | Di 10.11. |
Mi 11.11. |
Do 12.11. |
Fr 13.11. |
Mo 16.11. |
Di 17.11. |
Mi 18.11. |
Do 19.11. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| F PCs aufstellen/anschließen | F | F | ||||||
| G Beamer montieren | G | |||||||
| H Software installieren | H | H | H | |||||
| I Abnahme | I |
Ohne Personalengpässe wäre das Projekt – wie im ersten Gantt-Diagramm – am Di 17.11. fertig, jetzt erst am Do 19.11. Die Netzplanrechnung allein unterschätzt also die Projektdauer, wenn Personen nicht immer verfügbar sind. Liegt der neue Endtermin hinter einem vereinbarten Termin, gibt es Stellschrauben: Aufgaben umverteilen, andere Arbeiten der Beteiligten verschieben oder zusätzliche Personen einsetzen. Könnte Ayşe zum Beispiel ihren Termin am Do 12.11. verlegen, wäre F schon am Do fertig, H liefe von Fr bis Di und die Abnahme fände am Mi 18.11. statt. Jede Umverteilung prüfst Du darauf, ob sie das Projektende wirklich vorzieht und ob dadurch eine Person überlastet oder zur einzigen Wissensträgerin wird.
Typische Fehler und wie Du sie vermeidest
Wochenenden und Feiertage mitgezählt: Beim Abzählen der Dauer immer nur Arbeitstage markieren. Schließtage wie ein beweglicher Ferientag gelten wie ein Feiertag.
Nachfolger zu früh begonnen: Ein Vorgang mit mehreren Vorgängern beginnt erst nach dem letzten endenden Vorgänger.
Dauer falsch übertragen: Ein falsch abgeschriebener Wert aus der Vorgangsliste verschiebt alle folgenden Termine. Das passiert leicht – also am Ende je Zeile die markierten Tage zählen.
Rückwärtsplanung mit Pufferpfad: Für den spätesten Beginn zählt nur der längste Weg. Trägst Du Vorgänge mit Puffer lückenlos ein, beginnt das Projekt rechnerisch zu spät oder zu früh.
Personaleinsatz: Gemeinsame Vorgänge nur an Tagen einplanen, an denen alle Beteiligten frei sind; keine Person an einem Tag doppelt belegen.
PSP: Projektname fehlt im obersten Kasten, Arbeitspakete doppelt oder gar nicht verwendet, Teilaufgaben mit Tätigkeiten verwechselt.
Meilenstein mit Dauer: Ein Meilenstein ist ein Zeitpunkt, kein Balken.
Werkzeuge
Für kleine Projekte und Übungen genügt Papier oder eine Tabellenkalkulation (je Tag eine Spalte, bedingte Formatierung für die Balken, ARBEITSTAG() bzw. WORKDAY() für Termine mit Feiertagsliste). Spezialisierte Programme wie das Open-Source-Programm ProjectLibre, GanttProject oder Microsoft Project verwalten PSP, Vorgangsliste, Gantt-Diagramm, Netzplan und Ressourcen in einem Modell und berechnen Termine automatisch. Viele Ticketsysteme und Kanban-Werkzeuge bieten zusätzlich eine Zeitleistenansicht. Wer Pläne versionieren möchte, kann Gantt-Diagramme und Projektstrukturpläne auch als Text beschreiben, zum Beispiel mit PlantUML (@startgantt, @startwbs) – die Projektstrukturpläne in diesem Artikel sind so entstanden. Das Gantt-Diagramm des Schulungsraums sieht in PlantUML so aus:
@startgantt
!include https://oer-informatik.gitlab.io/projekt/projektstrukturplan-gantt/plantuml/gantt.cfg
hide column start
hide column end
hide column duration
title Schulungsraum einrichten (frühestmögliche Lage)
Project starts 2026-11-02
saturday are closed
sunday are closed
[Raum planen] as [A] requires 2 days
[Möbel liefern und aufbauen] as [B] requires 4 days
[Netzwerkkabel verlegen] as [C] requires 2 days
[PCs beschaffen] as [D] requires 6 days
[Netzwerk durchmessen] as [E] requires 1 day
[PCs aufstellen und anschließen] as [F] requires 2 days
[Beamer montieren] as [G] requires 1 day
[Software installieren] as [H] requires 3 days
[Abnahme] as [I] requires 1 day
[A] -> [B]
[A] -> [C]
[C] -> [E]
[B] -> [F]
[D] -> [F]
[E] -> [F]
[B] -> [G]
[F] -> [H]
[G] -> [I]
[H] -> [I]
[Schulungsraum übergeben] as [M1] happens at [I]'s end
@endgantt
Jeder Vorgang erhält mit as eine Kennung, Abhängigkeiten notierst Du als Pfeil [A] -> [B]. PlantUML berechnet die Termine selbst, überspringt die geschlossenen Wochenenden (gestrichelt) und lässt einen Vorgang mit mehreren Vorgängern erst nach dem zuletzt endenden beginnen. Die eingebundene Stildatei legt nur Schrift und Farben fest.
Leitfragen
- Welche Ebenen hat ein Projektstrukturplan, und woran erkennst Du ein Arbeitspaket?
Ganz oben steht genau ein Kasten mit dem Projektnamen, darunter folgen Teilaufgaben (eine oder mehrere Ebenen), ganz unten die Arbeitspakete. Ein Arbeitspaket wird nicht weiter zerlegt, hat ein überprüfbares Ergebnis, lässt sich in Aufwand, Dauer und Kosten schätzen und wird genau einer verantwortlichen Stelle übertragen; oft erkennst Du es an der Benennung mit Substantiv und Verb („Angebote vergleichen“). Siehe Abschnitt „Die Ebenen eines Projektstrukturplans“
- Nach welchen Prinzipien kann ein Projektstrukturplan gegliedert sein, und woran erkennst Du an vorgegebenen Teilaufgaben, welches Prinzip gemeint ist?
Ein PSP kann phasenorientiert (Planung, Beschaffung, Realisierung …), objektorientiert (Bestandteile des Ergebnisses wie Möbel, Netzwerk), funktionsorientiert (Tätigkeitsarten oder Abteilungen) oder gemischtorientiert gegliedert sein. Die vorgegebenen Teilaufgaben verraten das Prinzip: Sind etwa „Beschaffung“ und „Realisierung“ vorgegeben, ist der PSP phasenorientiert, und die fehlenden Teilaufgaben sind ebenfalls Phasen. Siehe Abschnitt „Die Orientierung: nach Phasen, Objekten oder Funktionen gliedern“ und Abschnitt „Einen vorgegebenen PSP ergänzen“
- Worin unterscheiden sich Projektstrukturplan, Netzplan und Gantt-Diagramm, und welche Frage beantwortet jeder Plan?
Der Projektstrukturplan beantwortet „Was ist zu tun?“ als Hierarchie ohne Zeitangaben, der Netzplan „In welcher Reihenfolge, wann frühestens und spätestens?“ mit Dauer, Puffern und kritischem Pfad in Arbeitstagen, und das Gantt-Diagramm „Wann genau?“ mit den Terminen der Vorgänge auf einer Kalenderachse. Siehe Abschnitt „Projektstrukturplan oder Netzplan?“ und Abschnitt „Was ein Gantt-Diagramm zeigt“
- Welche Informationen kannst Du einem Gantt-Diagramm entnehmen – und welche nicht?
Du entnimmst einem Gantt-Diagramm alle Vorgänge mit Start, Ende und Dauer, Überschneidungen, Start und Ende des Projekts, arbeitsfreie Tage sowie Meilensteine und ggf. beteiligte Personen. Ein einfacher Balkenplan zeigt nicht, welcher Vorgang auf welchen wartet, wie viel Puffer ein Vorgang hat und welche Vorgänge kritisch sind – das liefert der Netzplan. Siehe Abschnitt „Was ein Gantt-Diagramm zeigt“
- Wie trägst Du einen Vorgang mit mehreren Vorgängern ein, und wie gehst Du mit Wochenenden, Feiertagen und Schließtagen um?
Ein Vorgang mit mehreren Vorgängern beginnt am ersten Arbeitstag, nachdem alle Vorgänger beendet sind, also nach dem zuletzt endenden. Wochenenden, Feiertage und Schließtage markierst Du grau und überspringst sie beim Abzählen: Du zählst nur Arbeitstage, sodass B mit 4 Arbeitstagen von Mi bis Mo läuft. Siehe Abschnitt „Ein Gantt-Diagramm vorwärts erstellen“
- Wie ermittelst Du ausgehend von einem festen Endtermin den spätesten Projektbeginn, und welche Vorgänge musst Du dafür eintragen?
Du trägst den letzten Vorgang am Endtermin ein und davor lückenlos rückwärts dessen Vorgänger, wobei Du arbeitsfreie Tage überspringst; der am weitesten links markierte Tag ist der späteste Projektbeginn (im Beispiel Do 12.11.2026 für Abnahme am Fr 27.11.2026). Eintragen musst Du nur die Vorgänge des kritischen Pfads ohne Puffer, also den längsten Weg. Siehe Abschnitt „Rückwärts planen: Wann müssen wir spätestens anfangen?“
- Nach welchen Regeln vervollständigst Du einen Personaleinsatzplan mit bereits verplanten Tagen, und wie leitest Du daraus das Gantt-Diagramm ab?
Verplante Tage stehen nicht zur Verfügung, ein Vorgang wird von allen zugeordneten Personen gemeinsam am selben Tag bearbeitet, jede Person arbeitet je Tag an höchstens einem Vorgang, Vorgänge beginnen frühestmöglich nach ihren Vorgängern und dürfen unterbrochen werden, und bei Konkurrenz gilt die vorgegebene Reihenfolge. Das Gantt-Diagramm liest Du spaltenweise ab: Jeder Tag, an dem ein Kennbuchstabe bei mindestens einer Person steht, wird einmal markiert. Siehe Abschnitt „Regeln beim Einplanen“ und Abschnitt „Vom Personaleinsatzplan zum Gantt-Diagramm“
- Warum kann ein Projekt mit Personalplanung länger dauern als der Netzplan angibt, und wie beurteilst Du einen Vorschlag zur Umverteilung von Aufgaben?
Der Netzplan nimmt an, dass für jeden Vorgang genug Personal bereitsteht; sind Personen anderweitig verplant, müssen Vorgänge warten oder werden unterbrochen, und das Projekt endet später (im Beispiel Do 19.11. statt Di 17.11.). Eine Umverteilung prüfst Du darauf, ob sie das Projektende wirklich vorzieht und ob dadurch eine Person überlastet oder zur einzigen Wissensträgerin wird. Siehe Abschnitt „Vom Personaleinsatzplan zum Gantt-Diagramm“
Links und weitere Informationen
Übungsaufgaben zu Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm und Personaleinsatz
Projekte organisieren: von den Projektzielen bis zum Projektabschluss
als Nachschlagewerk: DIN 69901-5:2009-01 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ (DIN Media)
ProjectLibre – Open-Source-Projektmanagement mit Gantt-Diagramm und Netzplan
Hinweis zur Nachnutzung als Open Educational Resource (OER)
Dieser Artikel und seine Texte, Bilder, Grafiken, Code und sonstiger Inhalt sind - sofern nicht anders angegeben - lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: “Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm und Personaleinsatzplan” von oer-informatik.de (H. Stein), Lizenz: CC BY 4.0. Der Artikel wurde unter https://oer-informatik.de/projektstrukturplan-gantt veröffentlicht, die Quelltexte sind in weiterverarbeitbarer Form verfügbar im Repository unter https://gitlab.com/oer-informatik/projekt/projektstrukturplan-gantt. Erstellt mit KI-Assistenz; von mir umfassend redaktionell überarbeitet, geprüft und freigegeben. Stand: 22.10.2026.
[Kommentare zum Artikel lesen, schreiben] / [Artikel teilen] / [gitlab-Issue zum Artikel schreiben]
