Übungsaufgaben zu ERP-Systemen und betrieblichen Anwendungssystemen
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ERP-System, ERP-Module, CRM, SCM, PPS, Eingangsrechnung, GoBD, Aufbewahrungsfristen, DSGVO, Übungsaufgaben, Prüfungsvorbereitung
tl/dr; (ca. 30 min Lese- und Bearbeitungszeit): Ein Fahrradhersteller will seine Insellösungen durch ein ERP-System ersetzen. Du erläuterst, was ein ERP ausmacht, ordnest Module und betriebliche Anwendungssysteme zu, beschreibst den Weg einer Eingangsrechnung mit den Risiken der Papierbearbeitung, entscheidest, welche angebotenen Funktionen wirklich KI sind, und klärst, was die GoBD vom neuen System verlangen und wie lange eine Rechnung trotz Löschwunsch aufbewahrt werden muss. Alle Beispiellösungen sind ausgeblendet und mit Punkteverteilung versehen [AI-Assisted]. (Zuletzt geändert am 27.10.2026)
Diese Übungsaufgaben gehören zum Artikel ERP-Systeme und betriebliche Anwendungssysteme: Module, Belegfluss und GoBD.
Hinweise zur Bearbeitung: Von IKS wird erwartet, dass ihnen Aufgaben auf Profilkompetenz-Ebene (Aufgabe 3.1) keine Probleme bereiten. Achte auf den Operator: „Nennen“ verlangt Stichworte, „beschreiben“ und „erläutern“ ganze Sätze mit Bezug zur Situation, „zuordnen“ einen Eintrag in die Tabelle, „berechnen“ einen nachvollziehbaren Weg. Schreib Deine Antwort zuerst vollständig auf, bevor Du die Beispiellösung aufklappst; andere sachlich richtige Antworten sind ebenfalls richtig.
Aufgabe 3.1: Ein ERP-System für die CSB-Rad GmbH (Profilkompetenz)
Du bist Auszubildende*r bei der CSB-Rad GmbH in Bielefeld (38 Beschäftigte, Onlineshop für Fahrräder, Werkstatt und Lager in Sennestadt). Bisher arbeitet jede Abteilung mit eigener Software: Der Shop läuft beim Cloudanbieter, Lagerbestände pflegt die Werkstatt in der alten Warenwirtschaft, die Buchhaltung nutzt ein separates Finanzprogramm, und Lieferantenrechnungen kommen größtenteils noch auf Papier. Natalia Wróbel (Buchhaltung und Controlling) bereitet die Einführung eines ERP-Systems vor und bittet Dich um Unterstützung.
a) Mitgründer und Werkstattleiter Bastian Ludwig fragt: „Wir haben doch schon eine Warenwirtschaft und ein Finanzprogramm. Was soll ein ERP-System anders machen?“ Erläutere ihm den Begriff ERP. (3 Punkte)
ERP (Enterprise Resource Planning) bezeichnet eine integrierte Standardsoftware, mit der ein Unternehmen seine Ressourcen – Personal, Material, Betriebsmittel, Kapital und IT – rechtzeitig und bedarfsgerecht plant, steuert und verwaltet (1,5 Punkte). Anders als Warenwirtschaft und Finanzprogramm nebeneinander arbeiten alle Module mit einer gemeinsamen Datenbasis: Ein Wareneingang im Lager ist sofort für Einkauf und Buchhaltung sichtbar, Daten werden nur einmal erfasst, und Auswertungen über alle Bereiche sind jederzeit aktuell (1,5 Punkte).
b) Nenne für die folgenden drei Bereiche der CSB-Rad GmbH jeweils ein ERP-Modul, das dort hauptsächlich genutzt wird. (3 Punkte)
| Bereich | Modul |
|---|---|
| Werkstatt und Montage der Räder nach Kundenwunsch | |
| Einkauf von Bremsen, Schaltungen und Akkus | |
| Lohnabrechnung und Urlaubsplanung der 38 Beschäftigten |
Je Zeile 1 Punkt:
| Bereich | Modul |
|---|---|
| Werkstatt und Montage | Produktionsplanung und -steuerung (PPS) bzw. Fertigung |
| Einkauf | Materialwirtschaft (Einkauf, Lager, Disposition) |
| Lohn und Urlaub | Personalwirtschaft (HR) |
c) Neben dem ERP-System werden weitere Anwendungssysteme diskutiert. Ordne jeder Beschreibung die Ziffer des passenden Systems zu. Eine Ziffer bleibt übrig. (5 Punkte)
| Ziffer | System |
|---|---|
| 1 | CRM – Customer Relationship Management |
| 2 | SCM – Supply Chain Management |
| 3 | MES – Manufacturing Execution System |
| 4 | CMS – Content Management System |
| 5 | DMS – Dokumentenmanagementsystem |
| 6 | BI – Business Intelligence |
| Beschreibung | Ziffer |
|---|---|
| Das Marketingteam pflegt Ratgebertexte und Produktvideos der Website selbst, ohne HTML zu schreiben. | |
| Sophie Bertram will sehen, welche Händler seit Monaten nichts bestellt haben, und ihnen gezielt ein Angebot schicken. | |
| Lieferscheine, Verträge und Prüfprotokolle sollen gescannt, verschlagwortet und revisionssicher abgelegt werden. | |
| Der Rahmenpartner, die Schlossfirma und die Spedition sollen Liefertermine und Bestände über eine gemeinsame Plattform abstimmen, damit ein Rad vom Rohr bis zur Haustür termingerecht ankommt. | |
| In der Rahmenfertigung des Partners werden die Arbeitsschritte je Rahmen auf den Maschinen überwacht und zurückgemeldet. |
Je richtige Zeile 1 Punkt:
| Beschreibung | Ziffer |
|---|---|
| Website-Inhalte pflegen | 4 (CMS) |
| inaktive Händler gezielt ansprechen | 1 (CRM) |
| Dokumente scannen und revisionssicher ablegen | 5 (DMS) |
| Liefertermine mit Partnern entlang der Lieferkette abstimmen | 2 (SCM) |
| Arbeitsschritte an den Maschinen überwachen | 3 (MES) |
Übrig bleibt 6 (BI).
d) Natalia Wróbel will der Geschäftsführung zeigen, wie viel Aufwand die Papierrechnungen der Lieferanten heute machen. Trage für jeden Bereich eine Tätigkeit bei der Bearbeitung einer Eingangsrechnung und ein Risiko der beleghaften, manuellen Bearbeitung ein. (8 Punkte)
| Bereich | Beleg | Tätigkeit | Risiko |
|---|---|---|---|
| Lager Sennestadt (Warenannahme) | Lieferschein | ||
| Werkstattleitung (Einkauf) | Bestellung, Lieferschein, Eingangsrechnung | ||
| Buchhaltung | Eingangsrechnung, Zahlungsbedingungen | ||
| Archiv | Originalrechnung |
Je sinnvolles Feld 1 Punkt, z. B.:
| Bereich | Tätigkeit | Risiko |
|---|---|---|
| Lager (Warenannahme) | Wareneingang mit Lieferschein abgleichen und dokumentieren, Mängel (z. B. beschädigte Akkus) festhalten | falsche Menge übertragen, Mängel werden nicht an Einkauf und Buchhaltung weitergegeben |
| Werkstattleitung (Einkauf) | sachliche Prüfung: Wurde das so bestellt und geliefert, stimmen Preise und Rabatte? | Abweichungen werden übersehen, Rechnung bleibt liegen (Urlaub, Krankheit) |
| Buchhaltung | rechnerische Prüfung, Rechnung buchen, Zahlung mit Skonto veranlassen | Rechen- oder Buchungsfehler, Skontofrist bzw. Zahlungsziel verpasst, Doppelzahlung |
| Archiv | Originalrechnung ablegen bzw. elektronisch archivieren | Verlust oder Beschädigung, falsche Ablage, Unterlage im Prüfungsfall nicht auffindbar |
e) Ein Anbieter wirbt mit „KI-Funktionen“ seines ERP-Systems. Beschreibe für jede der drei Funktionen, ob es sich um eine Funktion mit künstlicher Intelligenz handelt. (6 Punkte)
| Funktion | Stellungnahme |
|---|---|
| Fällt der Bestand eines Artikels unter den eingestellten Mindestbestand, erzeugt das System sofort einen Bestellvorschlag beim Stammlieferanten. | |
| Das System wertet die Verkäufe der letzten Jahre, Wetterdaten, Ferientermine und Kommentare aus Kundenbewertungen aus und sagt die Nachfrage nach Lastenrädern für die nächsten Wochen voraus; mit jedem Monat werden die Vorhersagen genauer. | |
| Für Händler berechnet das System den Preis in Echtzeit nach der Staffel „ab 5 Rädern 3 %, ab 10 Rädern 5 % Rabatt“. |
Je Funktion 2 Punkte (Einordnung 1 Punkt, Begründung 1 Punkt):
| Funktion | Stellungnahme |
|---|---|
| Bestellvorschlag bei Mindestbestand | keine KI: Das System führt eine fest eingestellte Regel aus (wenn Bestand < Mindestbestand, dann Vorschlag); es lernt nichts dazu. |
| Nachfrageprognose | KI: Die Software lernt aus großen, teils unstrukturierten Datenmengen (Texte der Bewertungen) Muster und verbessert ihre Vorhersagen mit neuen Daten (maschinelles Lernen), um Entscheidungen im Einkauf vorzubereiten. |
| Rabattstaffel | keine KI: normale Rechenfunktion mit vorgegebenen Grenzen; dass sie automatisch und in Echtzeit läuft, macht sie nicht intelligent. |
f) Das neue ERP-System soll ab dem 01.01.2027 auch Buchhaltung und Rechnungsarchiv übernehmen.
fa) Beschreibe zwei Anforderungen an die ERP-Software, die sich aus den GoBD ergeben. (4 Punkte)
Je Anforderung 2 Punkte, z. B.:
- Unveränderbarkeit und Protokollierung: Gebuchte Daten und archivierte Rechnungen dürfen nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verloren geht; Korrekturen (z. B. Rechnungskorrektur, Storno) erfolgen als neue Buchung und werden mit Zeitpunkt und Person protokolliert, damit jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
- Aufbewahrung und Verfügbarkeit: Belege müssen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre im Ursprungsformat (bei E-Rechnungen der XML-Datensatz) aufbewahrt werden und während der ganzen Frist lesbar, maschinell auswertbar und in angemessener Zeit für eine Betriebsprüfung verfügbar sein – auch nach einem späteren Systemwechsel.
- Datenzugriff: Das System muss dem Finanzamt Lesezugriff, Auswertungen bzw. einen Datenexport ermöglichen.
- Verfahrensdokumentation: Es muss beschrieben sein, wie Belege erfasst, geprüft, gebucht und archiviert werden.
fb) Kundin Mira Engel hat ihren Individualrahmen erhalten und bezahlt. Sie verlangt, dass die CSB-Rad GmbH ihr Kundenkonto und alle Daten über sie löscht. Zu ihrer Bestellung gibt es die Rechnung RE-2026-00431 vom 25.09.2026. Erläutere, wie das ERP-System mit ihren Daten umgehen muss, und berechne, ab wann die Rechnungsdaten gelöscht werden dürfen. (4 Punkte)
Umgang (2 Punkte): Daten ohne Aufbewahrungspflicht (Kundenkonto, Passwort, Merkzettel, Newsletter-Einwilligung, gespeicherte Rahmenkonfigurationen, die nicht Teil der Rechnung sind) werden sofort gelöscht. Die Rechnung und die zugehörigen Buchungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht; das Löschrecht nach Art. 17 DSGVO greift hier nicht (Art. 17 Abs. 3 lit. b). Diese Daten werden gesperrt: Sie sind für die tägliche Arbeit nicht mehr sichtbar und dürfen nur noch für die Aufbewahrung bzw. eine Prüfung verwendet werden. Mira Engel wird darüber informiert.
Frist (2 Punkte):
Geg.: Rechnungsdatum 25.09.2026; Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege 8 Jahre; Fristbeginn mit Schluss des Kalenderjahres
Ges.: frühester Löschtermin
Fristbeginn: 31.12.2026; Fristende: 31.12.2026 + 8 Jahre = 31.12.2034
Die Rechnungsdaten dürfen ab dem \underline{\underline{\text{01.01.2035}}} gelöscht werden (am besten durch einen automatischen Löschlauf).
Wer mit der früheren Frist von zehn Jahren rechnet (01.01.2037), erhält für die Frist 1 Punkt.
Links und weitere Informationen
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weiterführend: Elektronische Rechnungen (E-Rechnung), Rechnungen prüfen und bezahlen, Datenschutz nach DSGVO
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